Synchroniser un planning sur Google Agenda

Il est possible de synchroniser un planning Régie Spectacle avec Google Agenda. Le but de la manœuvre est d’avoir accès à la programmation d'un lieu et l’organisation du personnel lors de déplacement ou pour du personnel qui n'auraient pas accès à RégieSpectacle. Le Google Agenda est consultable en simultanée et accessible sur smartphone, tablette ou ordinateur en créant gratuitement un compte Google.


Paramétrer RégieSpectacle avec votre compte Google :

1/ Ouvrir Régie Spectacle

2/ Allez dans « Outils / Option / Planning » et cliquez sur le bouton "Gestion Google Agenda"

3/ Cliquez sur « Ajouter un agenda » pour relier Régie Spectacle à votre compte Google



4/ Saisir l'adresse email Google où vous souhaitez voir apparaître votre agenda et cliquez sur « Connexion »

 

5/ Suivre la procédure d’authentification Google en sélectionnant le compte Google de votre choix

6/ Une fenêtre de sécurité apparaît : confirmer votre confiance dans Régie Spectacle en cliquant sur « Paramètres avancés » puis « Accéder à RégieSpectacle »

7/ Suivre la procédure d’authentification Google jusqu’à ce que la connexion soit effectuée.

8/ Valider la connexion en cliquant sur le bouton « Enregistrer Agenda »

9/ Renseigner le groupe de lieu ou le groupe personnel de votre choix et cliquez sur le bouton « Enregistrer ».



Info : la version gratuite du Google Agenda permet une synchronisation maximale de 14 agendas. Pour fonctionner, votre groupe doit donc contenir 14 éléments maximum. Au-delà, l’export sera incomplet et un avertissement s’affichera (la version payante de Google accorde 60 agendas).


L’identification au compte Google est terminée. Il faut désormais exporter les agendas en déterminant les périodes.


10/ En quittant la fenêtre « Ajouter un agenda », une invitation à la synchronisation apparaît.

Info : Si elle ne se présente pas, cliquez sur « Structure » dans le menu déroulant puis « Synchronisation Google Agenda »


11/ Renseigner

    • 1 - La période à exporter sur le Google Agenda
    • 2 - Ajouter (ou non) le personnel
    • 3 - Activer (ou non) la synchronisation automatique
    • 4 - Exporter l’agenda sur Google en cliquant sur « Synchronisation manuelle »



Info : Le planning du Google Agenda n’est qu’une copie du planning existant dans Régie Spectacle. Si l'option est coché, lors de la mise à jour du  planning sur Régie Spectacle, il le sera de même sur le Google Agenda. En revanche, si du planning est supprimé ou modifié dans le Google Agenda, cela n’impactera pas le planning dans Régie Spectacle.


Info : L’agenda Google se mettra à jour uniquement si l’option « Synchronisation automatique » est cochée. Sinon, les modifications effectuées dans Régie Spectacle ne seront pas actualisées sur le Google Agenda.


Info : En cochant « Ajouter le personnel » la liste du personnel affectée à un évènement sera ajouté dans le mémo de l’agenda Google.


Attention : Dans le mémo Google, un renvoi est créé par RégieSpectacle (ex : RS^107215) pour faire le lien avec Google. Supprimer ce renvoi brisera le lien entre les deux agendas.