L'outil "Les Activités et les Spectacles" (ou Vue globale sur les spectacles)  donne une vision globale de tous les évènements et les activités, et permet à l'utilisateur de suivre l'avancée de son travail.

A la différence des Artistes et des Spectacles , cet outil comprend les activités hors spectacle. Ces dernières s'affichent en caractères gras.



Les évènements/activités

Accéder à un évènement/activité :

1/ double cliquez sur la ligne de votre choix.


Ajouter un nouvel évènement ou une activité :

1/ en haut à gauche de la fenêtre, cliquez sur l'icone

2/ une fenêtre s'ouvre. Cherchez si le titre l'évènement/activité existe déjà avec la loupe  ou taper directement votre titre dans le champ.

Info : Si le nom existe déjà, RS activera automatiquement la coche "Activité" si c'est une activité, ou décochera automatiquement si c'est un évènement.Si c'est une nouvelle activité hors spectacle, cochez l'option "Activités".

 


Modifier une fiche artiste ou un groupe d'activités :

1/ faites un clic droit sur la table

2/ cliquez sur « Modifier le groupe d'activités ou l'artiste »

3/ saisissez les modifications puis cliquez sur le bouton « Enregistrer »


Modifier une fiche spectacle ou une activité :

1/ faites un clic droit sur la table

2/ cliquez sur «Modifier l'activité ou le spectacle»

3/ saisissez les modifications puis cliquez sur le bouton « Enregistrer »


Ajouter ou modifier des contacts :

1/ faites un clic droit sur la table

2/ cliquez sur « Voir ou ajouter contacts »



Tris et filtres

Filtrer la table

Cette option permet de filtrer entre les activités, les spectacles ou les 2.


Trier la table par ordre chronologique

1/ ouvrir la boîte à outils

2/ cochez la case "Trier par ordre chronologique".


Trier par saison

1/ ouvrir la boîte à outils

2/ cochez la saison dans le champ approprié


Trier par source d'évènement

1/ ouvrir la boîte à outils

2/ cochez l'option "Tri chronologique" et l'option "Descriptions sources d'évènements"


Connaître ou modifier toutes les sources d'évènements (spectacle, représentation, concert...) pour la structure dans Régie Spectacle

1/ aller à "Outils/Options/onglet "Planning"".

2/ cliquez sur le bouton  , modifier puis enregistrer


Justifier toutes les cellules à gauche

1/ ouvrir la boîte à outils.

2/ cochez ..


Filtrer par type d'activité

1/ ouvrir la boîte à outils.

2/ Cochez

La liste des types d'activité apparaît.

3/ Sélectionnez le(s) type(s) d'activité souhaité(s).

4/ Actualisez avec le bouton .


Afficher les couleurs des types d'activités

1/ Ouvrir la boîte à outils.

2/ Cochez .



Modifier les colonnes

Ajouter une colonne optionnelle "Dates des événements"

1/ Cliquez sur la Boîte à outils

3/ Allez dans l'onglet "Affichage", cochez la case "Afficher les dates des événements".


Modifier une fiche artiste ou un groupe d'activités :

1/ faites un clic droit sur la table

2/ cliquez sur « Modifier le groupe d'activités ou l'artiste »

3/ saisissez les modifications puis cliquez sur le bouton « Enregistrer »


Modifier une fiche spectacle ou une activité :

1/ faites un clic droit sur la table

2/ cliquez sur «Modifier l'activité ou le spectacle»

3/ saisissez les modifications puis cliquez sur le bouton « Enregistrer »


Ajouter ou modifier des contacts :

1/ faites un clic droit sur la table

2/ cliquez sur « Voir ou ajouter contacts »


Modifier un type d'activité sur plusieurs évènements ou activités

1/ Sélectionnez les lignes souhaitées.

2/ Faites un clic droit et choisissez "Modifier le type d'activité". 



Exemples de colonnes

  • Début

Cette fonction permet de visualiser l'heure de début de la 1ère représentation du spectacle.

Attention : Si vous avez choisi l'affichage "Chronologie sur toutes les descriptions" dans la boîte à outils, ce ne sera pas l'heure du 1er spectacle, mais bien l'heure de la 1ère ligne de planning (celle du déchargement, montage,..).


  • Date chronologique

Ceci est une date qui permet aux responsables de la programmation d'avoir un repère temporel sur les futures saisons,tout en ne sachant pas les dates exactes des représentations futures.

Info : dans la boîte à outils, il est possible d'appliquer un tri sur la "Date Chronologique".


  • Conditions financières

Chaque spectacle peut avoir des conditions financières différentes, et un champ est désormais disponible dans la fiche du spectacle.

Cette colonne est spécifique, comme les budgets, et donc pas forcément visible et/ou accessible à tous les utilisateurs.


  • Confirmé

Si la case est cochée, l'évènement est confirmé.


  • Programme

Cette rubrique vous permet de détailler le "programme" du spectacle : les morceaux joués sur un concert, les noms des différentes parties de la représentation, ...


  • Billetterie

Des informations variées concernant la billetterie peuvent être indiquées : par exemple les tarifs appliqués à tel spectacle, des remarques pertinentes sur les conditions, ...


  • Musiciens

Ce mémo permet d'apporter des renseignements concernant les musiciens.


Il y a aussi les colonnes:

    • La Jauge du lieu
    • Fréquentation
    • Le Taux de fréquentation (croisant les données de la fiche spectacle et de celle du lieu)
    • Les Invitations
    • La Sécurité
    • Le Lieu de repli
    • Référent Technique
    • Référent Accueil
    • la durée du spectacle.
    • Numéro d'objet
    • Distribution
    • Etat des contrats
    • Analytique Paie
    • Coproduction
    • Pas d'hébergement
    • Podium, Places numérotées, Billetterie, Programme et Nombre de poursuites : les 5 coches personnalisables de l'onglet Technique
    • Entracte
    • ...



Les groupes d'évènements/activité

La fonction groupe d'évènement/activité est identique aux groupes de personnes ou aux groupes de lieux.

La fonction groupe d'évènement/activité est implémentée dans :

    • 1 - la vue globale sur les activités et les spectacles
    • 2 - le planning général (boîte à outils/volet "Outils")
    • 4 - le budget des spectacles

Info : pour en savoir plus, voir le chapitre sur les groupes



Impression

Imprimer une liste d'Activités et les Spectacles :

1/ ouvrir la boîte à outils

2/ dans le volet "Impression", sélectionner l'impression souhaitée  au format A4 paysage  ou au format A3 paysage  


Le cadrage et le nom du titre du document sont personnalisables.



Utilisation d'un modèle pour l'impression de la liste

Imprimer la liste des informations de la Vue Globale

1/ Allez dans le volet "Impression" de la boîte à outils.

 

2/ Choisissez un modèle dans le menu déroulant.

Vous pouvez ajouter un titre au document et choisir sa justification.

3/ Cliquez sur le A4 portrait.


Aperçu sur un des spectacles qui seront imprimés (les uns à la suite des autres) avec l'exemple de modèle vu ci-dessus :

 



Éditeur de modèles de liste de spectacles

Accéder à l'Éditeur de modèles de liste de spectacles

1/ Allez dans "Outils/Options/Onglet Client".

2/ Cliquez sur l'icône de l'éditeur de modèles de liste de spectacles.


 

3/ Créez un modèle.

4/ Enregistrez- le avec .


L'Éditeur de modèles se présente et a le même fonctionnement que les autres éditeurs de modèles de RS (de contrat de travail, de Bon de commande, de contrat de cession...).

Il y a 2 listes de champs à glisser-déposer dans les modèles. Ces champs correspondent à toutes les colonnes de la Vue globale.


ATTENTION :  

    • aux 3 champs ,  et  (dans la 1ère liste de champs), qui dépendent de l'activation du tri chronologique (sur SPECTACLE/SHOW ou sur toutes les descriptions).
    • aux 5 champs (dans la 2ème liste) qui sont les nouveaux champs personnalisables de l'onglet Technique de la Fiche Spectacle.

 



Exemple de création :