Hébergement est un outil permettant la gestion et le comptage de lits disponibles sur une période donnée.

Il est accessible dans la fiche d'un évènement/activité > onglet général > sous-onglet "Outils"


Pour la réservation d'hôtels (suivi, bons de commande et plannings), voir le chapitre ''Réservations Hôtels''



Saisie des capacités et des disponibilités de l'hébergeur

Dans RS, l'hébergeur peut être un hôtel ou un particulier. Il est considéré comme un lieu. 

Il est conseillé de créer un fournisseur car RS exigera la création d'une fiche Lieu au nom de ce fournisseur.

Création d'un hôtel (hébergeur):

1/ cliquez sur . 

2/ cliquez sur "Nouveau". 

3/ dans le champ correspondant saisissez le nom du Lieu.

4/ cliquez sur "Enregistrer".

Info : La création du lieu peut aussi être faite directement depuis l'éditeur de planning.


Dans la fiche de l'hébergeur(Lieu) vous devez saisir les champs Hébergement(onglet "Général").

Certains lieux peuvent être des lieux d'hébergement.

Attention, la saisie des champs de période n'est pas obligatoire (Exemple : un Hôtel). S'il n'y a pas de période, RS considère que les lits sont tout le temps disponibles.

Info : Les champs se personnalisent dans «Modifier les libellés» 



Saisie des demandes de la compagnie

Les demandes sont saisies dans la fiche du spectacle (onglet "Général").

 



Réservation des lits depuis l'éditeur de planning

La réservation se fait dans l'éditeur de planning de la fiche d'un spectacle ou d'une activité.

Info : Pour pouvoir utiliser la gestion de l'hébergement, vous devez lors de la première utilisation cocher la case de la boîte à outils de l'éditeur de planning.


Vous devez maintenant créer une ligne de planning pour saisir la réservation.


 


Les éléments importants sont la date, la description "Hôtel" ou "Hébergement" et le lieu de l'hébergement.

Lorsque la ligne est créée, cliquez sur cette ligne dans la colonne "Pers. Spec.".

L'éditeur des réservations apparaît :

 

L'éditeur vous indique automatiquement les demandes initiales de la compagnie, la quantité de lits déjà demandée chez un autre hébergeur et les lits qu'ils restent à réserver.


Pour l'hébergeur, vous êtes informé sur la période, la capacité et les disponibilités du jour.

Saisissez dans les champs de la ligne de réservation les demandes du spectacle puis cliquez sur pour enregistrer votre réservation.

Si vous souhaitez voir les lits déjà demandés pour ce spectacle, cliquez sur .

Cliquez sur pour annuler votre réservation.

Cliquez sur pour ajouter le personnel du spectacle. Les noms et prénoms apparaîtront dans la colonne mémo de la ligne de planning.

Pour voir les notes sur l'hébergeur, cliquez sur . 



Disponibilités des hébergeurs

Si vous souhaitez voir les disponibilités du jour pour tous les hébergeurs, cliquez sur . 

La fenêtre des disponibilités de l'hébergement permet d'avoir une vision globale sur toutes les disponibilités de tous les hébergeurs. 

Mais aussi de voir toutes les réservations déjà prises chez chaque hébergeur. 

Attention, la table affiche les disponibilités d'une journée (date visible en haut de l'écran).

 

Dans l'exemple ci-dessus on peut voir : 

    • le nom de l'hébergeur (Hôtel ou Hébergement 3)
    • la capacité de son hébergement (3 X 2 lits simples et 2 X 1 lit double)
    • la période de disponibilité de ces lits (du dimanche 13 au jeudi 24 septembre 2009)
    • les disponibilités en lits le mardi 15 septembre 2009 (il reste 2 X 2 lits simples)


Pour voir le détail des réservations déjà prises ce jour-là et dans ce lieu, cliquez sur le signe "+" à gauche du lieu.


 

De nouvelles lignes apparaissent. Chaque ligne représente les réservations d'un spectacle dans ce lieu (le spectacle "Spectacle Cinq" a réservé 1 X 2 lits simples et le spectacle "Spectacle Trois" a réservé 2 X 1 lit double).