Informations 1/2 et 2/2

Les onglets "Informations 1/2" et "Informations 2/2" regroupent les données générales sur une personne.

L'onglet "Informations 1/2"

L'utilisateur retrouve dans cet onglet les informations générales d'une personne ainsi que les informations spécifiques pour établir une DUE et un contrat de travail. L'onglet "Informations 1/2" de la fiche Personnel est agencé pour que les rubriques indispensables d'un salarié soient mises en valeur.

Les cadres rouges

En mode "Nouveau" ou "Modifier", les champs essentiels à informer sont encadrés de rouge.

En mode "Détail", seule la coche "Non permanent" reste dans un cadre rouge.

Les qualifications

Une table permet d'inscrire toutes les qualifications que la personne peut occuper (voir cadre rouge sur la 1ere capture d'écran)

Ces qualifications seront visibles dans l'éditeur de personnel en bulle d'aide sur sa qualification (voir la 2ème capture d'écran).

Configuration

Le champ "Configuration" permet d'affecter à la personne une configuration. Une configuration de personnel, c'est le paramétrage des accords internes de votre structure (voir le chapitre "Configurations du personnel" du menu " Options" ). Si ce champ est vide, les configurations "Permanents" et "Intermittents" sont affectées par défaut aux fiches du personnel permanent et du personnel autre. L'utilisateur peut consulter une configuration en cliquant sur .

Info : la configuration n'est pas modifiable dans ce mode.

Fonction CV

La rubrique "FonctionCV" de type Mémo peut contenir du texte en mode saisie pour préciser le métier/fonction/etc. d'un intervenant invité par exemple.

Info : On peut retrouver également cette donnée « Fonction CV » dans la liste des intervenants que l'on peut éditer à partir d'une requête du planning général :

L'exploitation audio-visuelle

Une option "Refuse l'exploitation audiovisuelle" est présente dans l'onglet Informations 1/2. La case est également visible en colonne dans la vue globale de la liste du personnel.

Numéro I.B.A.N. (International Bank Account Number)

Saisir le numéro IBAN

1/ Ouvrez la fiche de la personne en mode "Modifier".

2/ Saisissez le numéro IBAN dans le champ .

3/ Validez le numéro en passant sur un autre champ (soit en cliquant ou par tabulation)

4/ Enregistrez les modifications de la fiche avec .

RS contient un algorithme qui vérifie l'authenticité du numéro IBAN. S'il y a une erreur dans le numéro, une fenêtre signalera cette inexactitude et le numéro ne pourra pas être enregistré.

Lier un document à la fiche d'une personne

Il est possible de lier des documents externes à la Fiche d'une personne.Cela fonctionne comme l'onglet "Documents" des fiches Lieu, Spectacle et Activité.

Ajouter/Ouvrir/Supprimer un document externe à la fiche d'une personne :

1/ Ouvrir la fiche de la personne en mode Détail.

2/ Allez dans l'onglet "Informations 1/2".

3/ En bas à gauche, à côté de l'icône du Suivi, cliquez sur .

La fenêtre des documents de la personne s'ouvre pour pouvoir les gérer (Ouvrir/Nouveau document/Supprimer).

Le suivi du personnel

Accéder au suivi d'une personne :

1/ Ouvrir la fiche de la personne

2/ Dans l'onglet "Informations 1/2", cliquez en bas à gauche sur l'icone en forme d'oeil

L'ensemble des suivis des personnes se retrouve dans l'outil Suivi Général.

La fiche de renseignements

Une fiche de renseignement peut être éditée via l'onglet"Informations 1/2" de la personne en cliquant sur l'icône . Le numéro de matricule comptable s'imprimera dans la fiche de renseignements.Si la structure est en mode GUSO, c'est le numéro GUSO de la personne qui s'imprimera. Les habilitations d'une personne, et leur date de validité s'impriment en bas de la Fiche de renseignement.

L'onglet "Informations 2/2"

Cet onglet regroupe des informations de la personne : ses indisponibilités, ses habilitations, ses compteurs d'heures exceptionnels, ses taux (journaliers, …) son compte épargne-temps, … Pour les jours de Repos Fixe et les jours d'indisponibilité, voir les chapitres Repos fixes et Indisponibilités.

Dans la fiche du personnel, les habilitations se présentent sous forme de tableau.

La case à cocher "Type de remboursement" donne le choix entre le remboursement kilométrique (type de véhicule et distance parcourue) ou l'Abonnement transport . Ces informations sont utiles si vous avez activé le gain "G15" de la configuration de cette personne. Les types de véhicules sont créés dans les Options de RS (onglet "Personnel/Contrat/Impression").

Coche "Abonnement transport"

Dans l'onglet "Informations 2/2" l'ancienne coche Carte Orange est devenue "Abonnement transport".

Si la coche "Abonnement transport" est activée, le remboursement kilométrique est grisé.

Taux Horaire

Lors du calcul du montant brut d'un contrat de travail ou d'une masse salariale, RS utilise le taux horaire de base saisi dans la liste des Qualifications (Menus Déroulants / Qualification...). Si le taux est différent pour cette personne, vous pouvez le saisir dans cette table. RS utilisera alors ce taux .

Cochez la case "Forfait par défaut" si la personne est plus souvent planifiée au forfait qu'à l'heure.

Grade et Échelon

Ces champs sont utilisés dans les modèles de contrats.

Taux journalier (Forfait)

Lors du calcul du montant brut d'un contrat de travail ou d'une masse salariale, RS utilise le taux journalier de base saisi dans la liste des Qualifications (Menus Déroulants / Qualification...).

Si le taux est différent pour cette personne, vous pouvez le saisir dans cette table.

RS utilisera alors ce taux .

Le taux journalier peut être appliqué par défaut à la qualification : une personne, au taux horaire, peut très bien avoir un taux journalier pour une qualification bien précise.

Appliquer un forfait par défaut sur une qualification

1/ Entrez dans la fiche de la personne en mode "Modifier".

2/ Dans la table "Taux/Divers" dans"Informations 2/2", saisissez la qualification concernée.

3/ Cochez la case "Forfait Actif" de la ligne.

La colonne "Forfait Actif" n'est visible qu'en mode modification de fiche personnel.

Dès que la personne ci-dessus sera planifiée sur des services en tant que Régisseur Lumière, elle sera au forfait journalier sur ces services ; les autres services avec d'autres qualifications seront au taux horaire.

Code Service et Catégorie

Ces champs sont utilisés pour l'exportation des paies vers le logiciel "Damoclès - Le GIE".

Saisie et modification dans la table

Saisir un nouveau taux horaire :

1/ dans la colonne « Qualification » sélectionnez une qualification.

2/ appuyez sur la touche TAB ou cliquez dans la case "Taux" puis saisissez le nouveau taux.

3/ cliquez sur une autre ligne pour valider.

Modifier un taux horaire :

1/ cliquez dans la case de votre choix.

2/ effectuez la modification.

3/ cliquez sur une autre ligne pour valider cette modification.

Supprimer un taux horaire :

1/ sélectionnez une ligne dans la table.

2/ cliquez sur Supprimer.

Idem pour les autres colonnes.

Les horaires de bureau par défaut

L'utilisateur peut saisir les horaires de bureau par défaut d'une personne : horaires de matin et après-midi) dans l'onglet Informations 2/2.

Cette valeur est utilisée pour la création rapide d'heure de bureau, les arrêts maladies ou les horaires de bureau dans la validation des heures. Cela permet aussi de paramétrer des temps partiels ou autres.

Historique des saisons (pour le Personnel permanent)

Par défaut, le logiciel Régie Spectacle va s'appuyer sur la configuration du personnel pour calculer les heures à effectuer sur une saison. Toutefois, il est possible de personnaliser le total d'heure restant par le biais de l'Historique des saisons. Si la date de début de saison est bien renseignée, la valeur contenue dans la table sera prioritaire par rapport à la valeur contenue dans la configuration du personnel. Une alerte s'enclenche également à l'ouverture de l'onglet Informations 2/2 de la fiche du salarié, si la date de l'historique de saison est mal renseignée.

- "Total Heures Reste" permet de saisir le nombre d'heure de travail restant au début de l'annualisation de la personne..

- "Total Jours Congés Reste" permet de saisir le nombre de jours de congé restant au début de l'annualisation de la personne. Le logiciel prend en compte les demie-heure pour les congés payés.

- ''Mémo'' permet de noter des informations concernant chaque saison, ou tout simplement de noter sous quelle configuration ont été comptées ces heures.