Le Suivi administratif (ou Suivi des échéances) a pour but de faciliter le travail sur les tâches administratives répétitives relatives à un spectacle. 



Utilisation

Le suivi administratif (ou suivi des échéances) se compose d'un tableau permettant de préparer un échéancier.

  • La Date du contact : permet de savoir à quelle date a été décidé le travail à faire ou de savoir à quel moment a été faite la prise de contact. (Un calendrier s'ouvre pour choisir la date)
  • Heure du contact : permet de connaître l'heure à laquelle a été créée la ligne. Par défaut, elle prend l'heure en cours.
  • Nom du contact : Si contact il y a durant le travail, elle permet de savoir qui est le contact.
  • Nom du l'utilisateur : Permet d'identifier la personne qui doit travailler sur cette tâche administrative.


Il y a deux manières de fonctionner, la première en mode mono-poste, le nom de l'utilisateur sera automatiquement le groupe de la personne qui travaille. La seconde en mode réseau, une fenêtre qui s'ouvre et permet un choix d'utilisateurs. La seconde méthode est détaillée plus loin.


  • Description à faire : permet de décrire la tâche à réaliser.
  • En attente de réponse : permet de savoir si on attend une réponse.
  • État : permet de savoir l'état de la tâche, si elle est en cours, terminée, archivée...
  • Échéance : permet de savoir à quel moment doit être terminée la tâche, par défaut la date d'échéance prend pour valeur deux mois après la création de la tâche.


  • Ce bouton permet de supprimer une ligne de suivi.

Il faut avoir saisi une ligne de suivi pour pouvoir la supprimer.


  • Ce bouton permet d'ajouter une ligne de suivi automatique. Toutes les colonnes sont remplies, exceptée la description où la saisie revient à l'utilisateur.


  • Ce bouton permet d'ajouter un suivi par défaut. 

Info : voir le chapitre qui suit "Suivi administratif par défaut"



Ajout de personnel au Suivi Administratif par défaut

Attention : Uniquement en version réseau

On y accède en cliquant sur la colonne Utilisateur ou la fenêtre s'ouvre automatiquement quand on clique sur Nouveau (pour créer une nouvelle ligne de suivi).

  • Le tableau de gauche affiche la liste des utilisateurs de RS, le tableau de droite n'affichera que les personnes choisies pour travailler sur une tâche. Si elles se trouvent dans ce tableau, elles n'apparaissent plus dans le tableau de gauche.
  • Ce bouton permet d'ajouter les utilisateurs sélectionnés au suivi par défaut.


Lors du clic sur ce bouton, la fenêtre se ferme automatiquement, affectez donc tous les utilisateurs avant de les ajouter. 

Info : Lors de la fermeture de la fenêtre, si les utilisateurs n'ont pas été ajoutés au suivi, aucune modification ne sera prise en compte.

  • Cette flèche permet d'ajouter un utilisateur au suivi par défaut, il disparaîtra de la liste de gauche pour aller dans la liste de droite.
  • Cette flèche permet de retirer un utilisateur du suivi par défaut, il disparaîtra de la liste de droite pour aller dans la liste de gauche.



Objectif des échéances du suivi administratif

Quand une ligne du suivi administratif arrive à échéance sans avoir été réalisée, elle va être affichée dans le planning de suivi des échéances. Elle est reconnaissable grâce à une couleur bleue. Les échéances sont aussi visibles au lancement de RS, un cercle bleu clignotera quand des échéances du Suivi Administratif seront passées ou égales à la date du jour.


Exemples d'alertes pour le suivi administratif

Le cercle bleu clignote et la bulle d'aide annonce qu'il y a 5 échéances du suivi administratif qui sont arrivées à terme sans avoir été réalisées.