Les principaux éléments de RS


 

La barre d'outils est personnalisable dans les options de RS (voir chapitre "Barre d'outils").


1/ La Structure (le personnel)

La Structure est la personne ou l'entité qui utilise RS.

Si, par exemple, vous travaillez pour un théâtre, la Structure c'est le théâtre, si vous travaillez pour une compagnie, la Structure c'est la compagnie, etc.

La Structure, c'est la gestion de son personnel, qu'il soit permanent, intermittent, bénévole et autre, mais aussi la gestion des activités hors spectacle (congés, entretien du bâtiment, heures de récupération...).

La gestion du personnel va vous permettre de créer le planning prévisionnel puis réel de chaque personne, mais aussi de comptabiliser ses heures avec la prise en compte de majorations et de paniers complexes (Configurations), d'éditer les DUE (Déclaration Unique d'Embauche) et les contrats de travail (Éditeur automatique de contrats).


Il peut aussi être intéressant de gérer au sein de votre Structure les personnels d'autres structures comme le personnel d'autres théâtres ou du personnel municipal.

Nous verrons que l'on peut aussi gérer le personnel des lieux de façon plus simple, en ne donnant à ce moment-là que le nombre de personnes demandées. 

Un organigramme peut être réalisé à partir de la liste du personnel (voir le chapitre ''Organigramme de la structure'').



 

2/ Les Artistes (ou Groupes d'événements/ou Groupes de projets)

Le mot Artistes englobe : les compagnies de théâtre, de danse, de marionnettes, de théâtre de rue, les groupes de musiciens, etc. c'est-à-dire tous les acteurs du spectacle vivant. 

Dans la liste des Artistes, peut être saisi par exemple le nom d'une compagnie de danse, le nom et les informations relatives aux diverses personnes qui travaillent pour cette compagnie ainsi que la liste de ses spectacles.


Ensuite à chaque spectacle nous pouvons établir une fiche détaillée de ce spectacle. Cette fiche contient toutes les informations du spectacle et bien plus (fiche technique, éditeur de planning, suivi du travail A faire/Fait/En cours, lien avec d'autres documents, etc.).

L'édition du planning s'effectue à partir de la fiche détail d'un spectacle. Pour la planification des autres actions, comme par exemple l'entretien de l'éclairage du bâtiment ou les horaires de bureau, utilisez les Activités.


Dans la version réseau, le concept de "Groupe de travail" permet de partager une information commune à tous les utilisateurs, la représentation (Mots-clés : "Spectacle" ou "SHOW").

Cette représentation est créée depuis l'éditeur de planning situé dans la fiche d'un spectacle. Elle est visible par tous les groupes et à partir de cette première ligne de planning, chaque groupe va pouvoir créer son propre planning. Ce dernier ne sera visible et modifiable que par son groupe de création. Il sera bien sûr possible de visualiser le planning des autres groupes.Le concept de groupe de travail s'applique aussi au suivi du travail et aux bons de commande.

Les utilisateurs sont affiliés à un groupe de travail par corps de métiers (Exemple : Technique, Direction, Accueil Billetterie...) voir le chapitre "Groupes de travail"


Un Artiste peut aussi être un Client.


Une option permet de modifier dans RS tous les intitulés : 

    • Artiste en Groupe d'événements
    • Spectacle en événement

OU

    • Artiste en Groupe de projets
    • Spectacle en Projet



 

3/ Les Activités

Identique à la fiche d'un spectacle, la fiche d'une activité permet de gérer toutes les activités qui ne sont pas de l'activité spectacle (bureau, congés, maintenance...).

Les activités sont organisée par groupes. Exemple : le groupe "Technique" contient les activités (Bureau technique, Entretien, Planning de nettoyage, Réunion Technique...). C'est dans la fiche d'une activité que l'on planifie l'heure d'une réunion ou des horaires de bureau.

Un Groupe d'Activités peut aussi être un Client.



 

4/ Les Lieux

Les lieux sont d'abord des lieux de spectacles (théâtre, palais des sports, cirque, salle des fêtes, etc.). Chaque lieu possède sa propre fiche. Cette fiche contient toutes les informations relatives au lieu et bien plus (fiche technique, planning, suivi du travail A faire/Fait/En cours, lien avec d'autres documents, etc.). Elle est, dans sa forme, quasiment identique à la fiche détail d'un spectacle.


Dans RS, les lieux peuvent être aussi des restaurants, des hôtels, des prestataires de services, etc. Il sera donc possible d'éditer le planning pour les réservations d'un hôtel ou d'un restaurant, les dates et heures de sortie de matériel chez un prestataire, etc.

Un Lieu peut aussi être un Client.



 

5/ Le Planning Général

RS permet la planification de n'importe quelle action à la minute près. 

Son planning se présente sous la forme d'un tableau horizontal et ses lignes se lisent comme des phrases du langage courant. 

La saisie du planning s'effectue dans l'éditeur de planning (fiche détail d'un spectacle ou d'une activité). La raison en est simple. La représentation d'un spectacle constitue le point de départ de notre travail. Elle va engendrer le travail en amont (réglage, montage, location de matériel...) et en aval (démontage, déplacement...) de ce spectacle. Il est donc logique que notre travail commence par cette représentation.


Depuis le planning général peut être visualisé le planning global saisi pour tous les spectacles et toutes les activités. 

N'importe quelle information contenue dans le planning peut être filtrée. 

Une mise en page spécifique est configurable pour chaque impression. 

Toutes les impressions de planning peuvent être effectuées depuis le planning général, à l'exception des plannings du personnel et des spectacles qui ont leurs propres éditions.


Le menu planning du menu principal de RS offre d'autres outils très puissants pour la consultation ou l'impression (calendrier annuel - mensuel - quotidien, planning graphique mensuel - hebdomadaire - quotidien).



 

6/ Les Bons de Commande

L'éditeur de bons de commande permet la centralisation des bons de commande et des fournisseurs.

Dans la version réseau, le concept des groupes de travail offre la possibilité de centraliser les bons de commande par corps de métier.

De nombreuses fonctions sont disponibles dans l'éditeur de BDC : remises, coefficient de location, numéro de compte, analytique et TVA par ligne de commande...

Les bons de commande sont utilisés pour le calcul des budgets de spectacles ou de budget sur comptes comptables.