L'annualisation
L'annualisation (ou modulation du temps de travail) est une méthode de calcul du temps de travail rémunéré d'une personne permanente dans une structure. Ce calcul a pour but de :
- organiser le temps de travail journalier / hebdomadaire / mensuel / annuel
- anticiper les potentiels dépassements d'heures en appliquant la modulation du temps de travail
- décompter les absences et prévoir les périodes de congés payés / RTT
- mieux déterminer les budgets prévisionnels de masse salariale à partir des hypothèses d’activité et de planification
L'annualisation tient compte du code du travail, des accords internes de la structure et s'adapte aux types de contrats souscrits :
- permanent heure
- permanent cadre (jours)
- permanent service
(voir le chapitre "Configurations du personnel").
Deux méthodes coexistent :
- la modulation fixe
- la modulation variable
La modulation fixe consiste à donner un contingent d'heures rémunérées à chaque salarié quelque soit les années et leurs aléas calendaires (années bissextils, jours fériés tombant lors d'un repos hebdomadaire etc.). L’article L 3122-9 du Code du travail fixe à 1607 heures la durée annuelle de travail effectif des salariés à temps plein modulé. Elle est appliquée dans RégieSpectacle dans les fiches Personnels au travers de la Configuration Générale du Personnel. La modulation fixe est privilégiée dans les collectivités locales. Une fois configuré, le paramétrage est reconduit automatiquement à chaque nouvelle saison.
Info : des accords de branche ou d'entreprise peuvent fixer une durée annuelle de travail différente que les structures doivent respecter.
La modulation variable consiste à calculer chaque année un contingent d'heures rémunérées en tenant compte des aléas calendaires (années bissextils, jours fériés tombant lors d'un repos hebdomadaire etc.). Elle est appliquée dans RégieSpectacle dans les fiches Personnels au travers de l'Historique de saison et du Calculateur d'annualisation (voir article ci-après). La modulation variable est privilégiée dans le calcul des contrats de travail à temps partiel ou les embauches en cours d'année. Une fois personnalisé, le paramétrage doit être reconduit manuellement à chaque nouvelle saison.
Le calculateur d'annualisation
En parallèle de la configuration du personnel appliquée dans chaque fiche Personnel (voir le chapitre "Configuration du personnel"), il est possible d'utiliser les valeurs renseignées dans l'Historique de Saison pour personnaliser le temps de travail d'une personne au pro rata temporis (voir le chapitre "Historique des saisons"). Dans le cadre d’une embauche (en cours ou au début d’une saison), le calculateur d’annualisation est un outil RH qui vous aide à le renseigner.
Utiliser le calculateur :
1/ Ouvrir la fiche de la personne en cliquant sur le bouton "Modifier".
2/ Dans l’onglet « Information 2/2 », cliquez sur le bouton 
L’outil est composé de 3 parties :
- la table Congé Payé
- le décompte du temps de travail
- le décompte des jours fériés
Calculer l’annualisation d’une personne :
1 / Renseignez le mode 
ou 
selon le moment où commence l’embauche.
Info : En mode Saison, les dates de saison notées dans la configuration du personnel se renseignent automatiquement. Ce mode s’applique principalement pour le personnel permanent.
En mode Embauche, c’est à vous de renseigner la date de début et de fin de l’embauche. Ce mode s’applique principalement pour le personnel en contrat déterminé (CDD, CDII, stage…).
Important : Quelque soit le type de contrat, renseignez des dates comprises dans une saison (365 jours).
2/ Renseignez le jour de début de la semaine 
Le calcul se lance automatiquement.
3/ Cliquez sur le bouton noir pour ajouter le calcul à l’historique de saison de la personne
La date de début de saison, le temps de travail et le nombre de CP / RTT sont renseignés dans l’historique de saison. Le nombre de jours de congés payés est rappelé dans la colonne Mémo.
La Table Congé payé
A gauche, une table vous indique le nombre de jours de congés payés (et de RTT) auquel la personne à droit sur la période renseignée dans la calculateur.
D’autres paramètres en bas de la table vous aident à comprendre et à personnaliser le calcul :
- indique la base du calcul des congés payés par an et la date d’acquisition des congés
- renseigne le nombre de jour de congés supplémentaires (jour d’ancienneté selon votre convention collective)
- indique le nombre de jour de congés payés renseigné dans la configuration du personnel donnée à la personne
- indique le nombre de jour de congés payés cumulé par la personne jusqu’à la date de référence des congés
Info : la date de période d’acquisition des congés est renseignée dans la configuration du personnel et fixée par la loi mais peut être changé par un accord collectif au sein de la structure.
- retirer les jours de congés payés du volume d’heure de travail à réaliser par la personne
La base en France :
Tout salarié a droit à des jours de congés payés, peu importe son ancienneté, la durée de son contrat de travail, qu'il soit à temps plein ou à temps partiel. L'employeur doit prendre toutes les mesures nécessaires pour permettre au salarié d'en bénéficier. La structure se base sur le code du travail, sa convention collective ou tout potentiel accord d'entreprise. Selon les structures, un salarié a normalement droit à des congés payés par son employeur à raison de 2,5 jours par mois travaillé, soit 5 semaines par an. La loi travail du 8 août 2016 a modifié l'article L. 3141-12 du Code du travail et précise que le salarié peut bénéficier de congés dès son embauche, sous réserve d'accord de l'employeur, et n'est donc pas obligé d'attendre l'ouverture de ses droits au 1er juin de l'année suivante. Lorsque les jours de congé sont pris avant la fin de la période d'acquisition (du 1er juin au 31 mai de l'année suivante), on parle alors de congés par anticipation.
Le décompte du temps de travail
Le calcul du temps de travail s'effectue automatiquement.
Exemple (permanent à temps plein sur la saison 2020 - 2021) :
Du 1er septembre au 31 août, la saison comporte 365 jours. A cela on soustrait:
- 104 jours de repos hebdomadaire
- 10 jours fériés (dont 3 jours qui tombent un week-end)
- 25 jours de congés payés annuels
La personne peut disposer de jour de RTT ou autres jours exceptionnels dont il faut tenir compte ici.
En théorie sur la saison, une personne permanente se repose 139 jours et doit travailler 226 jours par an (selon les années et les congés payés).
Sur une base de 7 heures par jour, 35 heures par semaine, elle doit travailler 1582 heures sur la saison.
Info : Vous pouvez intervenir dans les cellules du calculateur pour personnaliser le calcul.
Exemple : ajouter des jours autres pour un mariage ou un PACS (+4 jours de congés exceptionnel)
De plus une calculatrice 
permet de calculer la valeur moyenne d'une journée de travail par semaine (voir autre exemple ci-après).
Autre exemple (CDD à temps partiel) :
Nous souhaitons calculer le temps de travail d'une personne à temps partiel en CDD du lundi 3 mai 2021 au 31 août 2021. Ses horaires de travail sont :
Mardi : 09h30 - 12h00 / 14h - 17h30
Mercredi : 09h30 - 12h00
Vendredi : 14h - 17h30
Samedi : 09h30 - 12h00 / 14h - 17h30
La semaine commence le mardi et fini le samedi (ses jours de repos hebdomadaire sont donc le dimanche et le lundi). Selon le calculateur, la période comporte 121 jours. A cela on soustrait :
- 35 jours de repos hebdomadaire
- 5 jours fériés (dont 2 jours qui tombent pendant le temps de repos hebdomadaire)
- 8,5 jours de congés payés
La personne peut disposer de jour de RTT ou autres jours exceptionnels dont il faut tenir compte ici. Dans cet exemple la personne n'en possède pas.
En théorie, la personne se repose 48,5 jours et doit travailler 72,5 jours (selon les années et les congés payés).
Pour connaître le volume d'heure de travail à réaliser, vous devez faire une moyenne du temps de travail journalier de la personne.
Le bilan hebdomadaire de sa semaine est de :
Mardi : 7h00 de travail
Mercredi : 3h30 de travail
Vendredi : 3h30 de travail
Samedi : 7h00 de travail
soit : 21 heures de travail pour 4 jours de travail, soit une moyenne de 5,25 heures par jour (5h15).
Une calculatrice vous aide à calculer la valeur moyenne d'une journée de travail par semaine :
1/ Cliquez sur "Calculer" pour connaître la valeur d'une journée en heure.
2/ Cliquez sur "Validez" pour appliquer cette valeur dans le décompte du temps de travail
Sur une base de 5h15 par jour, 21 heures par semaine, la personne doit travailler 380 heures 37 minutes sur la période.
La valeur d'une journée de travail
Comme il a été évoqué plus haut dans l'exemple, la valeur d'une journée de travail peut être modifiée manuellement pour calculer le décompte du temps de travail. Une calculatrice vous aide à calculer la valeur moyenne d'une journée de travail par semaine. A l'ouverture du calculateur d'annualisation, le logiciel affichera la valeur indiquée dans le cartouche vert des heures de bureau de la personne (voir le chapitre "Informations 1/2 et 2/2").
Si rien n'est renseigné dans le cartouche vert, RS ira lire la configuration du personnel affectée à la personne concernée (voir le chapitre "Configurations du Personnel").
Enfin, si aucune valeur n'a été renseigné dans la configuration du personnel, le logiciel proposera par défaut 7 heures de travail par jour.
Le décompte des jours fériés
Le calculateur indique les jours fériés sur la période sélectionnée. Sont marqués en gris les jours fériés qui tombent lors des jours de repos hebdomadaire.
Info : commencer la semaine de travail un autre jour que le lundi décale logiquement les jours de repos hebdomadaires de la personne, et donc les jours fériés et le nombre d’heures travaillées sur la période.
La RH de votre structure offre les jours fériés qui tombent un week-end à leurs équipes :
Exemple :
Imaginons un salarié permanent annualisé du 01 janvier au 31 décembre 2023, 35 heures par semaine, 25 jours de CP par an, travaillant du lundi au vendredi. En 2023, deux jours fériés tombent un week-end :
- Nouvel An : Le dimanche 01 janvier 23
- Armistice de 1918 : samedi 11 novembre 23
Ainsi : Malgré cet aléa calendaire, la RH décide de compter tous les jours fériés de l'année dans le calcul de son temps de travail (soit 11 jours en France métropolitaine hors Alsace Lorraine).
Conséquence : le salarié a 11 jours pour se reposer mais 2 jours dans l'année ne seront pas chômés correctement (puisqu'ils tombent le week-end).
Problème : un déséquilibre va s'opérer entre le contingent d'heures à honorer et la création rapide de ligne de planning : le salarié se retrouve avec un dépassement de 2 jours de travail.
Solution : la RH doit demander au salarié de poser 2 jours de repos dans l'année pour équilibrer l'annualisation : les 2 jours fériés sont donc offerts au titre de l'aléa calendaire.
La RH n'offre pas les jours fériés :
Imaginons le même cas : un salarié permanent annualisé du 01 janvier au 31 décembre 2023, 35 heures par semaine, 25 jours de CP par an, travaillant du lundi au vendredi. En 2023, deux jours fériés tombent un week-end :
- Nouvel An : Le dimanche 01 janvier 23
- Armistice de 1918 : samedi 11 novembre 23
Ainsi : la RH décide de tenir compte des jours fériés qui tombent un week-end (soit 2 jours) et n'en compte que 9 au lieu de 11 dans le calcul de l'annualisation (cocher l'option "Compter les jours fériés qui tombent un jour de repos hebdomadaire").
Conséquence : le salarié a 9 jours fériés au lieu de 11 pour se reposer, il doit travailler plus. Un équilibre est créé entre le contingent d'heure à honorer et la création rapide de lignes de planning.
Problème : d'une année sur l'autre, le salarié perd plus ou moins du temps de repos.
Solution : la moluation fixe a l'avantage de faire une moyenne sur plusieurs années et lisse les inégalités calendaires. La RH n'a pas besoin d'offrir les deux jours fériés qui tombent un week-end.
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