Réservations Hôtel
La réservation des chambres d'hôtel permet de :
- Créer les lignes de planning des nuits d’hôtels dans le planning d’un évènement/activité
- Éditer la rooming list et envoyer un bon de commande à l'hôtel
La fenêtre Réservation des chambres d'hôtel est composée de 2 parties :
- 1 - le calendrier : la partie haute présente le planning du spectacle. C'est aussi l'éditeur de période pour la réservation des chambres.
- 2 - la table des réservations : la partie basse présente les réservations de chambres. Dans cette partie vous pouvez modifier les réservations, créez les bons de commande et le planning des nuits d'hôtel.
Procédure de base
Pour réserver des chambres d'hôtels :
1/ Dans la fiche d'un spectacle/activité, dans l'onglet "Général" et le sous-onglet "Outils", renseigner le nombre de lits et de chambres nécessaires dans le champ vert "Hébergement"
2/ Cliquez sur le bouton "Réserver les chambres d'hôtel".
3/ Dans la boîte à outils 
, sélectionner le groupe de fournisseurs (c'est-à dire votre groupe d'hôtels), les lieux et l'équipe à loger puis cliquez sur le bouton "Mise à jour du planning"
La boite à outils permet de filtrer les informations relatives à la réservation de chambre d'hôtels. Notamment il est possible de trier par groupe de travail ou par lieu. Le tri par lieu peut-être fort utile dans le cadre d'une tournée où les lieux de l'évènement changent régulièrement.
4/ Sur le calendrier, sélectionner la période à réserver sur le calendrier via la "Ligne de saisie" et cliquez sur le bouton "Ajouter les réservations d'hôtels"
5/ Une fenêtre s'affiche. Sélectionner l'hôtel de votre choix (présent dans le groupe de fournisseurs sélectionné précédemment), choisissez les durées de réservation puis valider.
6/ La réservation s'inscrit sur le planning de l'hôtel (calendrier en haut) et la table des réservations (table en bas)
Dans la table des réservations, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer les réservations.
Vous pouvez aussi saisir le nombre et le nom des personnes ainsi qu'une information particulière pour chaque ligne de réservation.
7/ Répéter l'opération jusqu'à ce que toutes les équipes soient logées.
Nominer une réservation d'hôtel :
5/ Dans la table des réservations, cliquez sur la celulle vide concernée de la colonne "Liste des personnes"
6/ Un éditeur du personnel s'ouvre, cochez la case en haut à gauche "Afficher les personnes planifiées"
7/ Choisissez les personnes et enregistrez
Envoyer un bon de commande à un hôtel
1/ Sélectioner depuis la table du bas les réservations à envoyer
2/ Cliquez sur le bouton "Créer les bons de commande".
L'éditeur de bon de commande s'ouvre et colle les lignes renseignés. Si les prix ont été renseignés dans la fiche de l'hôtel, ils apparaitront sur le bon de commande.
Une fois le bon de commande passé, les lignes de réservation sont surlignées en vert. Elles ne sont plus modifiables ou supprimables. Le numéro du bon de commande est visible dans la colonne "Bon de commande".
Si vous supprimez le bon de commande, les lignes de réservation ne sont plus surlignées en vert. Elles redeviennent modifiables et supprimables.
Vous pouvez aussi supprimer le lien entre une ligne de réservation et son bon de commande. Faites un clic droit sur une ligne de réservation et cliquez sur "Détacher le bon de commande".
Info : La liste des personnes et les informations peuvent être envoyées au bon de commande. Ces fonctions optionnelles sont disponibles dans la boîte à outils 
.
Si les réservations portent sur plusieurs hôtels, le logiciel créé un bon de commande par hôtel.
Pour lier ou détacher un bon de commande
1/ Sélectionnez une ligne de bon de commande sur la table des réservations
2/ Faîtes un clic droit et choissisez de lier ou détacher un bon de commande
Envoi du coût d'une réservation d'hôtel vers le budget
Il est possible d'ajouter le coût des réservations dans un budget sans créer de bon de commande.
Ajouter le coût au budget
- 1/ Sélectionnez les lignes à comptabiliser dans le budget.
- 2/ Faites un clic droit et choisissez ''Ajouter au budget''.
- 3/ Sélectionnez le budget et enregistrez avec
. - 4/ Choisissez la rubrique et la sous-rubrique.
Une fenêtre demande de confirmer l'enregistrement du coût dans le budget.
La somme est enregistrée.
La rooming list (liste de réservation d'hôtels)
Éditer la liste des réservations d'hôtel.
1/ Allez dans la Vue des réservations d'hôtel 
2/ Cliquez en haut à droite sur l'icône A4
Créer une fiche hôtel
Un fournisseur peut avoir le statut d'hôtel. Pour cela, l'utilisateur doit se rendre dans la liste des fournisseurs 
, créer sa fiche et et cocher l'option "Hôtel". Il est recommandé de créer un groupe de fournisseurs nommé "Hôtel".
La rubrique Taxe de Séjour s'intègre dans la fiche d'un fournisseur « Hôtel ». Elle permet lors de la création d'un bon de commande depuis l'éditeur de réservation d'hôtels, l'ajout d'une ligne de commande pour le calcul de la taxe de séjour.
Intégrer le planning des nuits d'hôtels dans l'éditeur de planning de l'évènement/activité
Créer le planning des nuits d'hôtels
1/ Sélectionner les réservations sur la table des réservations.
2/ cliquez sur le bouton 
.
Suivi des réservations
Lors d'une réservation d'hôtel, on peut modifier l'état de réservation de l'hôtel grâce à la colonne "Suivi de la réservation","A faire, En cours, Fait, Option".
Une colonne "Nombre de place de parking" est présente dans la table et rentre dans le calcul lors de l'édition du bon de commande.
Le prix unitaire de la place de parking se renseigne via la fiche de l'hôtel (voir le chapitre "Liste des fournisseurs")
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générateur d'aide complet