Cette option est payante. Pour la mise en place de cet outil, contactez JLG SOFT (05 82 88 01 33).


       RégieSpectacle intègre un système de signature de contrats de travail. L’objectif de cet outil va être d’envoyer les contrats de travail aux personnels concernés par ces contrats, pour qu’ils puissent signer ces contrats via la plateforme Yousign.

       Pour l’utiliser, RégieSpectacle se met en lien avec une API (Application Programming Interface). Une API permet à deux applications de communiquer entre elles. Elle permet de rendre disponibles les données ou les fonctionnalités d’une application existante afin que d’autres applications les utilisent.  Utiliser une API permet donc d’utiliser un programme existant plutôt que de le re-développer. C’est ici le cas pour que RégieSpectacle puisse utiliser les services de l’application Yousign.


Paramétrage 

1 – Droit utilisateur

Le droit utilisateur nécessaire pour la signature des contrats de travail depuis RégieSpectacle est le droit B36 : Droit de signer électroniquement des contrats de travail.


2- Clé API

Avant de pouvoir utiliser cette fonctionnalité dans RégieSpectacle, il va falloir activer une des clés API. Pour ce faire vous devez obligatoirement contacter l'équipe de JLG SOFT. Vous pouvez nous contacter par téléphone (05 82 88 01 33) mais une trace écrite par mail sera nécessaire (jlgaline@regiespectacle.com).


Deux types de clé :

Il y a actuellement 2 cIés API : 

       → Une clé TEST (le champ « Clé API » apparaît surligné en rouge) pour les tests liés à cette procédure. En mode test,  les contrats de travail auront un filigrane rouge SANDBOX, et n'auront donc aucune valeur juridique.

        

       → Une clé liée à la clé de production : Il s’agit de  la VRAIE clé (celle qui facturera les signatures). Si vous êtes sur une clé de production, le champ « Clé API » s’affichera sur un fond blanc.

       




Important : Si vous passez sur la clé de Production, vous  devrez obligatoirement resynchroniser vos signatures.


3 – Deux modes de signature : Sceau électronique / Manuel Signataires

RégieSpectacle intègre 2 systèmes de signatures, proposés au choix de la structure : 

→ Un mode de signature appelé "Sceau"

→ Un mode de signature manuel, signature par signature

Ce choix de mode se détermine par un cartouche se trouvant dans l’outil Éditeur automatique de contrats.



→ Le mode Sceau électronique :

Il permet à un signataire choisi, d'apposer une signature Structure ou la signature d’un utilisateur en une fois sur plusieurs contrats sans vérification.

Pour pouvoir utiliser ce mode de signature, il faut en amont importer l’image du sceau électronique du signataire employeur qui se retrouvera sur les contrats de travail.


Importer le sceau électronique pour la signature des contrats de travail :

       1/ Dans la barre des menus, cliquez sur « Structure », puis allez dans « Informations ».

       2/ Allez dans l’onglet « Sceau électronique ».

       3/ Cliquez sur l’icône en bleu pour importer le fichier image de votre sceau électronique.

       4/ Un répertoire s’ouvre. Recherchez puis sélectionnez l’image de votre sceau électronique.

       5/ Cliquez ensuite sur le bouton « Créer sceau structure » pour synchroniser l’image du sceau avec l’API.

       6/ Cliquez en bas sur le bouton « Enregistrer » pour enregistrer les modifications.


→ Le Mode manuel Signataires :

Ce système de signatures de contrats de travail en mode manuel oblige le signataire employeur à signer tous les contrats un par un. Il recevra alors autant d'e-mails d'alerte de ''Yousign pour RégieSpectacle'' que de contrats qu’il aura à signer. Dans la procédure, il recevra même 3 mails par contrat :

. Un mail spécifiant au signataire de signer le contrat.

. Un mail de remerciement pour la signature.

. Un mail spécifiant que tout le monde a signé.


Création de la signature électronique :

Pour utiliser ce mode de signature, RégieSpectacle va utiliser un système déjà présent dans le logiciel pour apposer la signature de l’employeur : les signatures électroniques (ou éditeur de login).


Pour connaître la procédure de création d'un login, cliquez sur le lien suivant : Création d'un login et insertion d'une signature électronique


Dans la fenêtre de création ou modification de signature dans RégieSpectacle, un 2ème volet ''Signature électronique'' permet d'activer celle du signataire. Aucun niveau minimum de signature n’est requis  (salarié, Chef Service, Administrateur, Direction ou Compta). Cependant seuls les signataires qui auront activé ici leur signature électronique pourront signer les contrats de travail.


Pour cela, il faut remplir obligatoirement les 4 champs  suivants  : 

    • Prénom
    • Nom
    • E-mail
    • Portable

Une fois remplis, cliquez sur le bouton ''Synchronisation API'' pour synchroniser l’image de la signature avec l’API.


4 -  Modèle contrat de travail : emplacement des signataires à placer sur les modèles

Pour utiliser le système de signature électronique proposé par RégieSpectacle, vous allez devoir intégrer les emplacements signatures liés aux signatures employeur et salarié, dans votre ou vos modèles de contrat de travail.


Pour connaître la procédure de création et modification d'un modèle de contrat de travail, cliquez sur le lien suivant : Éditeur de modèle de contrat de travail


Placer les emplacements signature sur le modèle de contrat de travail :

1/ Une fois votre modèle de contrat ouvert, allez dans l'onglet "Signature électronique"

2/ Cliquez n'importe où sur la page sur laquelle vous souhaitez intégrer l'emplacement de signature.

3/ Cliquez sur le rectangle "Emplacement Sceau" ou "Emplacement Signature 1" ou "Emplacement Signature 2" pour intégrer l'emplacement signature que vous souhaitez sur votre page.

Info : L'emplacement signature apparaît automatiquement en haut à gauche de la page.

4/ Faites de même pour l'emplacement signature du salarié appelé "Emplacement Signature 2".

5/ Quand vous avez placé vos emplacements signature, allez dans l'onglet "Accueil" et cliquez sur la disquette pour enregistrer votre modèle de contrat de travail.


Important : L'emplacement (Sceau) et (Signataire 1) sont les emplacements de signature pour la structure. L'emplacement (Signature 2) est l'emplacement de signature du salarié.

Procédure

La procédure pour la signature des contrats se déroule dans l’outil Éditeur automatique des DUE / Contrats


Étape 1 : Envoyer les demandes de DUE :

       1/ La signature des contrats de travail nécessite dans un premier temps la création du fichier DUE pour la personne embauchée. Pour cela, il existe deux manières de faire : 

--> Établir la DUE en mode automatique

--> Établir la DUE en mode manuel


Info : Une fois les demandes de DUE effectuées, la création des fichiers d’embauche se référence dans la table des contrats, en bas à gauche de la fenêtre. La colonne « État Signature » indique alors « PAS DE PDF » pour les  nouvelles demandes : il va falloir alors créer les fichiers PDF des contrats de travail.


Étape 2 : Créer les fichiers PDF des contrats de travail :

1/ Cliquez sur le champ « Modèle contrat » pour choisir le modèle de votre contrat de travail.

       

       2/ Sélectionnez les personnes dans la table du haut, puis cliquez sur

       3/ Dans la table dédiée aux contrats, sélectionnez les contrats que vous souhaitez générer en PDF, puis cliquez sur le bouton



Info : Dans la table des contrats en bas à gauche, dans la colonne « État signature » , le message « PDF CRÉÉ » vous stipule que les fichiers PDF des contrats de travail ont été créés.



Étape 3: Lancer la signature des contrats de travail :

       1/ Allez dans l'onglet "Signature" de l'outil Contrat et paie".

       


2/ Choisissez dans le cartouche le mode de signature SCEAU ou MANUEL

       

3/ Dans le volet « Signataire », sélectionnez :

EN MODE « SCEAU »

               → Le signataire employeur si le signataire est un utilisateur.

               OU

               → Le nom de la structure si vous souhaitez apposer le sceau électronique de la structure en tant que signature employeur sur les contrats.


EN MODE «MANUEL »

               → Le signataire employeur si le signataire est un utilisateur.


Info : Si un utilisateur a créé sa signature dans RégieSpectacle depuis l’éditeur de login assez récemment, vous pouvez cliquer sur le bouton               pour faire apparaître sa signature dans le volet déroulant « Signataire ».


       4/ Sélectionnez les contrats de travail dans table du bas à gauche et cliquez sur le bouton


Info : Le point d’exclamation indique que l’on est sur la clé API TEST : Les contrats de travail envoyés présenteront alors un filigrane avec la mention « Sandbox » pour signaler qu’ils sont factices.

Une fenêtre demande alors le mot de passe du signataire. Il s’agit du mot de passe à saisir pour la signature de l’éditeur de login de RégieSpectacle.


Une fois lancé, dans la table des contrats en bas à gauche, le ou les contrats pour lequel / lesquels vous avez lancé la signature apparaissent en orange avec la mention « 1 Signature » dans la colonne « État Signature ». Cette mention désigne la signature employeur que vous venez d’effectuer. La couleur orange désigne l’attente de la signature du salarié.



Voici un schéma explicatif des signatures électroniques qui apparaîtront sur les contrats de travail, suivant le paramétrage de l'éditeur de login, du sceau de la structure, et du mode dans lequel vous vous trouvez au moment du lancement des demandes de signature :

Étape 4 : Attendre la signature du salarié :

Une fois l’étape précédente effectuée, les salariés reçoivent dans leur boîte mail (celle renseignée dans leur fiche personnel) un mail de l’application Yousign, pour qu’ils puissent signer leur contrat de travail.



Le salarié peut alors signer son contrat de travail. Quand l’employeur ET le salarié ont signé le contrat, la ligne désignant le contrat apparaît en vert dans la table des contrats en bas à gauche. La colonne « État Signature » porte alors la mention « 2 Signatures ».



Relance des signatures de contrat

Si un salarié, au bout d’un certain temps, n’a toujours pas signé son contrat de travail, vous pouvez lui envoyer un rappel de signature. 


Envoyer un rappel de signature à un salarié :

       1/ Dans l’outil Éditeur de DUE et contrat, dans la table dédiée aux contrats de travail en bas à gauche, faites un clic droit sur un contrat surligné en orange.

       2/ Survolez « Option signature électronique » puis cliquez sur « Envoyer rappel signature ». L’e salarié recevra alors un nouveau mail de Yousign lui rappelant de signer son contrat de travail.



Annulation de la demande de signature au salarié

Si vous avez envoyé une demande de signature pour un contrat, et que le salarié n’a toujours pas signé, vous avez la possibilité d’annuler la demande de signature à ce salarié.


Annuler la demande de signature de contrat envoyée à un salarié :

       1/  Dans l’outil Éditeur de DUE et contrat, dans la table dédiée aux contrats de travail en bas à gauche, faites un clic droit sur un contrat surligné en orange.

       2/ Survolez « Option signature électronique » puis cliquez sur « Annuler la demande signature du salarié ». 



Le salarié reçoit alors un mail stipulant l’annulation de la signature de son contrat. Une ligne annulée est alors surlignée en rouge dans la table dédiée aux contrats de travail.



Voir le nombre de signatures sur une période

Quand vous êtes sur l'outil Contrat et paie et dans l'onglet "Signature", le bouton vous permet de consulter le nombre de contrats sur une période suivant s'ils présentent une ou deux signatures.


Indiquez en haut, à l'aide des sélecteurs de dates la période qui vous intéresse quant à cette information.

La fenêtre vous montrera suivant la période sélectionnée les contrats présentant une signature et les deux signatures.


Accès à la Vue sur les documents (ici, vue sur les signatures des contrats de travail)

Cet outil de synthèse permet de vérifier tous les documents signés électroniquement, qu’ils aient une ou bien les deux signatures, qu’ils aient été annulés ou bien supprimés.


Accéder à la vue sur le documents (Vue sur les contrats de travail) :

       1/ Dans l’outil Éditeur de DUE et contrat, dans la table dédiée aux contrats de travail en bas à gauche, faites un clic droit sur un contrat de travail.

       2/ Survolez « Option signature électronique » puis cliquez sur « Vue sur les documents ».

Vous arrivez alors sur une grande table vous référençant tous les contrats de travail portant 2 signatures, 1 signature, les contrats de travail supprimés, et les contrats de travail annulées.



En rouge apparaissent les contrats de travail signés suivant la clé API TEST. 

Si vous faites un double-clic sur un contrat, vous avez la possibilité d’afficher un aperçu PDF de ce contrat de travail.