Signature Doc
Cette option est payante. Pour la mise en place de cet outil, contactez JLG SOFT (05 82 88 01 33).
RégieSpectacle intègre un système de signature de documents. L'objectif de cet outil va être d'importer (et, si nécessaire, de fusionner) des documents PDF, de placer des "emplacements de signature" sur ces documents, et de les envoyer aux signataires pour qu'ils puissent signer ces documents via la plateforme YouSign.
Pour l’utiliser, RégieSpectacle se met en lien avec une API (Application Programming Interface). Une API permet à deux applications de communiquer entre elles. Elle permet de rendre disponibles les données ou les fonctionnalités d’une application existante afin que d’autres applications les utilisent. Utiliser une API permet donc d’utiliser un programme existant plutôt que de le re-développer. C’est ici le cas pour que RégieSpectacle puisse utiliser les services de l’application Yousign.
Paramétrage
1 - Droit utilisateur
Le droit utilisateur nécessaire pour la signature des documents depuis RégieSpectacle est le droit A30 : Droit de signer électroniquement d'autres documents.
2- Clé API
Avant de pouvoir utiliser cette fonctionnalité dans RégieSpectacle, il va falloir activer une des clés API. Pour ce faire vous devez obligatoirement contacter l'équipe de JLG SOFT. Vous pouvez nous contacter par téléphone (05 82 88 01 33) mais une trace écrite par mail sera nécessaire (jlgaline@regiespectacle.com).
Deux types de clé :
Il y a actuellement 2 cIés API :
→ Une clé TEST (le champ « Clé API » apparaît surligné en rouge) pour les tests liés à cette procédure. En mode test, les documents auront un filigrane rouge SANDBOX, et n'auront donc aucune valeur juridique.
→ Une clé liée à la clé de production : Il s’agit de la VRAIE clé (celle qui facturera les signatures). Si vous êtes sur une clé de production, le champ « Clé API » s’affichera sur un fond blanc.
Important : Si vous passez sur la clé de Production, vous devrez obligatoirement resynchroniser vos signatures.
3 – Deux modes de signature : Sceau électronique / Manuel Signataires :
RégieSpectacle intègre 2 systèmes de signatures, proposés au choix de la structure :
→ Un mode de signature appelé "Sceau"
→ Un mode de signature manuel, signature par signature
Ce choix de mode se détermine par un cartouche se trouvant dans la fenêtre de Signature Doc.
→ Le mode Sceau électronique :
Il permet à un signataire choisi, d'apposer une signature Structure ou la signature d’un utilisateur en une fois sur plusieurs documents sans vérification.
Pour pouvoir utiliser ce mode de signature, il faut en amont importer l’image du sceau électronique du signataire employeur qui se retrouvera sur les documents.
Importer le sceau électronique pour la signature des documents :
1/ Dans la barre des menus, cliquez sur « Structure », puis allez dans « Informations ».
2/ Allez dans l’onglet « Sceau électronique ».
3/ Cliquez sur l’icône en bleu pour importer le fichier image de votre sceau électronique.
4/ Un répertoire s’ouvre. Recherchez puis sélectionnez l’image de votre sceau électronique.
5/ Cliquez ensuite sur le bouton « Créer sceau structure » pour synchroniser l’image du sceau avec l’API.
6/ Cliquez en bas sur le bouton « Enregistrer » pour enregistrer les modifications.
→ Le Mode manuel Signataires :
Ce système de signatures de documents en mode manuel oblige le signataire de la structure à signer tous les documents un par un. Il recevra alors autant d'e-mails d'alerte de ''Yousign pour RégieSpectacle'' que de documents qu’il aura à signer. Dans la procédure, il recevra même 3 mails par document :
. Un mail spécifiant au signataire de signer le document.
. Un mail de remerciement pour la signature.
. Un mail spécifiant que tout le monde a signé le document.
Création de la signature électronique :
Pour utiliser ce mode de signature, RégieSpectacle va utiliser un système déjà présent dans le logiciel pour apposer la signature du responsable structure : les signatures électroniques (ou éditeur de login).
Pour connaître la procédure de création d'un login, cliquez sur le lien suivant : Création d'un login et insertion d'une signature électronique
Dans la fenêtre de création ou modification de signature dans RégieSpectacle, un 2ème volet ''Signature électronique'' permet d'activer celle du signataire. Aucun niveau minimum de signature n’est requis (salarié, Chef Service, Administrateur, Direction ou Compta). Cependant seuls les signataires qui auront activé ici leur signature électronique pourront signer les documents.
Pour cela, il faut remplir obligatoirement les 4 champs suivants :
- Prénom
- Nom
- Portable
Une fois remplis, cliquez sur le bouton ''Synchronisation API'' pour synchroniser l’image de la signature avec l’API.
Utilisation de l'outil "Signature Doc"
L'outil "Signature doc" est composé de plusieurs éléments :
1 - Les champs de dates pour rechercher des documents qui ont été importés pour être envoyés pour des demandes de signature.
2 - Une table de référencement des documents qui ont été importés (Cette table permet aussi d'afficher l'état des signatures des documents affichés).
3 - Une fenêtre de visualisation du document importé permettant le placement des emplacements signature.
Étape 1 : Importer des documents PDF :
Importer des documents PDF dans la Signature doc :
1/ Cliquez sur le bouton "Sélectionner PDF".
Info : Un répertoire de fichiers s'ouvre.
2/ Recherchez le document pour lequel vous souhaitez faire une demande de signature. Sélectionnez-le, puis cliquez sur "Ouvrir", en bas à droite du répertoire. Vous pouvez aussi faire un double clic sur le document en question pour l'ouvrir.
Fusion de documents PDF
Dans l'outil "Signature doc", vous avez la possibilité de fusionner plusieurs documents PDF, donc de les combiner, pour n'envoyer au final qu'un seul document en signature, et ce de deux manières différentes.
1 - Importer et fusionner directement les documents PDF :
Vous avez aussi la possibilité de sélectionner et de faire un "glisser-déposer" de plusieurs documents PDF à la fois depuis le fichier contenant les documents à fusionner, ouvert en parallèle de RégieSpectacle. RégieSpectacle s'occupera alors de les fusionner en un seul document, et de les faire apparaître dans la fenêtre de visualisation.
2 - Importer un par un les documents dans la table de Signature Doc, puis les fusionner :
Dans la table de référencement des documents qui ont été importés, en haut, sélectionnez les documents en utilisant la touche "Ctrl" de votre clavier. RégieSpectacle s'occupera alors de les fusionner en un seul document, et de les faire apparaître dans la fenêtre de visualisation.
Info : la vignette vous permet de visualiser les pages de votre document.
Étape 2 : Placer les emplacements signature sur la ou les pages du document :
Placer les emplacements signature sur la ou les pages du document :
1/ Une fois votre document importé, au niveau de la fenêtre de visualisation du document, allez dans l'onglet "Signature électronique"
2/ Sélectionnez le mode "Sceau" si vous souhaitez envoyer les demandes de signature en utilisant ce mode-ci. Sélectionnez le mode "Manuel" si vous souhaitez plutôt utiliser ce mode pour les demandes de signature.
Pour connaître la différence entre le mode SCEAU et le mode MANUEL, n'hésitez pas à consultez la partie dédiée à ces explications grâce au lien ci-après : Les deux modes de signature : SCEAU et MANUEL
Info : la couleur de fond de la barre des menus de la fenêtre de visualisation, l'emplacement signature 1, ainsi que le cartouche correspondant au mode prendront une couleur différente suivant le mode que vous sélectionnerez. Ainsi, quand l'utilisateur est sur le mode de signature "SCEAU", le code couleur est le orange. Quand l'utilisateur est sur le mode de signature "MANUEL", le code couleur est le vert.
MODE SCEAU :
MODE MANUEL :
3/ Faites un "glisser-déposer" de l'emplacement signature à l'endroit voulu sur le document.
4/ Faites un clic droit pour figer l'emplacement signature sur le document.
Info : lorsqu'un emplacement signature est figé sur un document, le fond coloré disparaît. Seule reste l'écriture "Emplacement Signature" écrite en noir sur le document.
Faites exactement la même procédure avec l'emplacement signature 2, utilisé pour destinataire.
Étape 3 : Renseigner les signataires (Structure et destinataire) :
Sélectionner le signataire 1 Structure :
SI VOUS ÊTES EN MODE SCEAU :
1/ Dans le volet déroulant "Signataire 1 (Structure)", sélectionnez soit le nom de la structure, soit le signataire signant au nom de la structure.
SI VOUS ÊTES EN MODE MANUEL
1/ Dans le volet déroulant "Signataire 1 (Structure)", sélectionnez le nom du représentant structure.
Sélectionner le signataire 2 (destinataire) :
1/ Cliquez dans le champ "Signataire 2 (destinataire)" :
Info : Pour sélectionner le destinataire du document pour la signature, RégieSpectacle va s'appuyer sur un outil déjà existant : la Liste des contacts. Pour tout savoir sur cet outil, consultez la page dédiée à l'outil en question : Les contacts
Important : Pour qu'un contact puisse être sélectionné en tant que destinataire, il faut que le contact en question puisse avoir un Nom, un Prénom, un numéro de portable ainsi qu'une adresse mail valide.
2/ La table des contacts s'ouvre. Retrouvez le contact destinataire à travers la table, puis, faites un double clic sur le nom de ce contact.
Info : le nom de ce contact apparaît immédiatement dans le champ "Signataire 2 (destinataire)".
Étape 4 : Envoyer les demandes de signature électronique :
Envoyer les demandes de signature électronique :
1/ Cliquez sur le bouton "Envoyer"
2/ Si vous avez fusionné des documents PDF différents, renseignez le nom de votre document, puis cliquez sur "Ok".
3/ Un message de confirmation apparaît. Cliquez sur "Oui".
4/ Renseignez le mot de passe lié au login renseigné dans le volet déroulant "Signataire 1 (Structure)", puis cliquez sur "Valider".
Info : un message vous spécifie que les demandes de signature ont bien été envoyées.
Une fois lancé, dans la table des documents en haut, le document pour lequel vous avez lancé la signature apparaît en orange à la date à laquelle vous avez lancé la demande de signature. Dans la colonne "État Signature", il portera la mention :
. "En cours" si vous avez lancé la demande de signature en mode MANUEL et que vous attendez la signature du responsable structure et du destinataire.
. "1 Signature" si vous avez lancé la demande de signature en mode sceau et que vous attendez la signature du destinataire. Il peut aussi vous afficher cet état si vous avez lancé la demande de signature en mode manuel, que le responsable Structure a signé, et que vous êtes en attente de la signature du destinataire.
La couleur orange désigne l'attente des signatures.
Voici un schéma explicatif des signatures électroniques qui apparaîtront sur les documents, suivant le paramétrage de l'éditeur de login, du sceau de la structure, et du mode dans lequel vous vous trouvez au moment du lancement des demandes de signature :
Étape 5 : Attendre la signature des destinataires:
Une fois l'étape précédente effectuée, les salariés reçoivent dans leur boîte mail (celle renseignée dans l'éditeur de login ou dans leur fiche contact) un mail de l'application YouSign pour qu'ils puissent signer le document.
Le destinataire peut alors signer le document. Quand le responsable structure ET le destinataire du document ont tous les deux signé, la ligne désignant le document apparaît en vert dans la table des documents en haut. La colonne "État Signature" porte alors la mention "2 Signatures".
Relance des signatures de document
Si un destinataire, au bout d'un certain temps, n'a toujours pas signé le document que vous lui avez envoyé, vous pouvez lui envoyer un rappel de signature.
Envoyer un rappel de signature à un destinataire :
1/ Dans l'outil "Signature Doc", dans la table de référencement des documents qui ont été importés, faites un clic droit sur le document surligné en orange.
2/ Cliquez sur "Envoyer rappel signature".
Annulation des demandes de signature
Si vous avez envoyé une demande de signature pour un document, et que le destinataire n'a toujours pas signé, vous avez la possibilité d'annuler la demande de signature au destinataire.
Si vous importez un document sur la table sans envoyer de demande de signature, et que vous annulez la demande de signature, le document disparaît de la table des documents.
Annuler la demande de signature de document envoyée à un destinataire :
1/ Dans l'outil "Signature Doc", dans la table de référencement des documents qui ont été importés, faites un clic droit sur le document surligné en orange.
2/ Cliquez sur "Annuler demande signature".
Le destinataire reçoit alors un mail stipulant l'annulation de la signature du document. Une ligne annulée est alors surlignée en rouge dans la table de référencement des documents qui ont été importés, et porte la mention "ANNULÉE" dans la colonne "État Signature".*
Accès à la Vue sur les documents
Cet outil de synthèse permet de vérifier tous les documents signés électroniquement, qu'ils aient une ou bien les deux signataires, qu'ils aient été annulés ou bien supprimés.
Accéder à la Vue sur les documents :
1/ Dans l'outil "Signature Doc", faites un clic droit sur la table de référencement des documents qui ont été importés, en haut.
2/ Cliquez sur "Vue sur les documents".
Vous arrivez alors sur une grande table vous référençant tous les documents portant 2 signatures, 1 signature, ainsi que les demandes de signature de documents annulées.
En rouge apparaissent les documents signés suivant la clé API TEST.