Le Planning Graphique des Lieux est un Planning Graphique dont l'unique ressource est le lieu.

Il est l'outil le plus utilisé pour la planification d'évènement/d'activité, c'est la porte d'entrée privilégiée du logiciel RégieSpectacle.


De la même manière que le Planning Graphique Normal, le Planning Graphique des Lieux est composé :

    1. d'une vision globale de tout ce qui est programmé sur une période sélectionnée (voir chapitre "Vision globale")
    2. d'une vision détaillée de la journée sélectionnée dans la table au-dessus (voir chapitre "Vision détaillée")


Sur l’axe VERTICAL, il y a les lieux.

Sur l’axe HORIZONTAL, il y a le temps.


Dans la vue globale, si vous survolez une cellule, RS vous affichera une bulle mentionnant es informations liées au croisement de l'ordonnée (temporalité) et de l'abscisse correspondant (lieu).


Créer du planning

En plus d'afficher les lignes de planning contenues dans les fiches spectacles / activités, il est possible de saisir directement du planning depuis cet outil. Deux façons existes pour créer du planning : 

- depuis la vision globale.

- depuis la vision détaillée.


La vision globale

Indiquez où écrire du planning :

1/ Sélectionnez la période et le groupe de lieux où vous souhaitez écrire du planning.

Info : voir le chapitre "Planning Graphique - Vision globale".

2/ Faites un clic gauche dans la case à l'intersection d'un lieu et d'une date pour la sélectionner.

3/ Faites un clic droit dans cette case et sélectionnez "Ajouter une ligne de planning...".


Une fenêtre apparaît à l'écran.



Indiquer dans quelle fiche écrire le planning :

Le planning que l'on souhaite créer ici doit obligatoirement s'inscrire dans des fiches spectacles ou activités. Deux choix possibles : 

- la fiche existe déjà

- la fiche n'existe pas encore


Si la fiche existe déjà :

1/ Cliquez sur la loupe et rechercher le nom de votre spectacle / activité.

Info : pour chercher par nom de compagnie ou groupe d'activités, cliquez sur la coche à droite de la barre de recherche.


Info : une fois le spectacle / activité choisi, il n'est pas possible de modifier les rubriques "Saison", "Genre" ou "Type d'activité". Pour les modifier, il faudra se rendre dans La Liste des Artistes , Les Activités ou la Vue Globale sur les Spectacle et les Activités .



Si la fiche n'existe pas :

1/ Faites glisser le bouton poussoir pour choisir de créer du planning de spectacle ou du planning d'activité .

Info : la couleur s'adapte selon la nature de la fiche (orange pour les activités, rouge pour les spectacles).

2/ Écrivez directement le titre du spectacle / activité et renseignez les rubriques "Saison", "Genre" ou "Type d'activité".

Info : pour éviter les doublons de fiche, vous pouvez regarder si la fiche n'existe pas déjà en cliquant sur la loupe .


Info : la coche "En option" (qui se trouve dans la fiche spectacle ou activité dans l'onglet Général, sous-onglet "Informations") cochée fera apparaître un point d'interrogation noir au niveau du croisement entre le lieu et la date dans le planning graphique des lieux. 

La description "Option" sur une ligne de planning fera apparaître un point d'interrogation gris.


Les deux points d'interrogation gris et noirs sont également visibles en vue hebdomadaire et en vue quotidienne.



3/ Cliquez sur "Suivant".

4/ Sélectionnez la compagnie ou le groupe d'activité. S'il n'existe, cherchez le en utilisant la loupe , sinon écrire directement son nom pour le créer.



Indiquez les lignes de planning :

1/ Indiquez le nombre de ligne de planning à écrire

 


2/ Complétez les heures et les descriptions des services.

 


OU

2/ Utilisez les boutons mémoires.


Info : vous pouvez personnaliser vos boutons mémoires sur votre poste en faisant un clic droit sur l'un d'eux et choisir "Mémoriser les nouvelles valeurs de service"


3/ Cliquez sur "Terminer". 

La mosaïque de couleurs apparaît. Il vous est possible de modifier votre création depuis la vision détaillée ou en allant directement dans la fiche spectacle / activité correspondante.



Créer des lignes de planning sur plusieurs lieux et/ou plusieurs dates :

Attention : cette fonction fonctionne uniquement avec un planning mensuel.

1/ Sélectionnez les cases souhaitées dans la vision globale. 

Info : utilisez votre souris et la touche CTRL de votre clavier pour maintenir votre sélection.

 

2/ Faites un clic droit sur une de ces cases et sélectionnez "Ajouter du planning". 

3/ Suivre la procédure de création.


Les lignes de planning se retrouvent également depuis la Fiche du spectacle / activité.

  



La vision détaillée

Voir le chapitre ¨Planning Graphique - Vision détaillée".

Créer une ligne de planning (depuis la vision détaillée) :

1/ Sélectionnez une mosaïque de couleurs depuis la vision globale.

Les lignes de planning apparaissent dans votre vision détaillée.

2/ Cliquez une fois pour sélectionner une ligne déjà créé et faites un clic-droit.

3/ Sélectionnez "Ajouter une ligne avant" ou "Ajouter une ligne après".


Modifier une ligne de planning (exemple : le lieu) :

1/ Sélectionnez une mosaïque de couleurs depuis la vision globale.

Les lignes de planning apparaissent dans votre vision détaillée.

2/ Cliquez une fois pour sélectionner votre ligne à modifier puis une seconde fois pour rentrer en modification.

Info : double-cliquez ou cliquez deux fois trop rapidement ouvrira la fiche du spectacle / activité de la ligne sélectionnée. Pour revenir au Planning Graphique des Lieux, quitter la fiche avec le bouton ou cliquez sur l'icône .

3/ Modifiez la valeur que vous voulez. Par exemple, renseignez un nouveau lieu.

4/ Cliquez une fois en dessous de la ligne modifiée pour quitter la modification et valider votre action.

5/ Actualisez le Planning Graphique des Lieux en cliquant sur le bouton . 

Depuis la vision globale, la mosaïque de couleur a bougé de place.

Astuce : si vous voulez modifier un grand nombre de ligne de planning, il est recommandé de passer directement par les fiches spectacles / activités (voir le chapitre : "Éditeur de planning").


Ajouter une ligne avant avec ou sans le personnel

1/ Sélectionnez une ligne de planning existante dans la vue détaillée.

2/ Faites un clic droit sur la ligne.

3/ Cliquez "Ajouter une ligne avant sans le personnel" si vous voulez créer une ligne de planning juste avant et à fleur de la ligne précédemment sélectionnée, sans affecter le personnel qui y était affecté. 

OU

Cliquez "Ajouter une ligne avant" si vous voulez créer une ligne de planning juste avant et à fleur de la ligne précédemment sélectionnée, en affectant le personnel qui y était affecté.

Info : La ligne sera créée dans la même fiche spectacle ou activité que la fiche précédemment sélectionnée. Elle se passera dans le même lieu.


Ajouter une ligne après avec ou sans le personnel

1/ Sélectionnez une ligne de planning existante dans la vue détaillée.

2/ Faites un clic droit sur la ligne.

3/ Cliquez "Ajouter une ligne après sans le personnel" si vous voulez créer une ligne de planning juste après et à fleur de la ligne précédemment sélectionnée, sans affecter le personnel qui y était affecté. 

OU

Cliquez "Ajouter une ligne après" si vous voulez créer une ligne de planning juste après et à fleur de la ligne précédemment sélectionnée, en affectant le personnel qui y était affecté.

Info : La ligne sera créée dans la même fiche spectacle ou activité que la fiche précédemment sélectionnée. Elle se passera dans le même lieu.



Changer de groupe de travail :

Quand on crée des lignes de planning dans la vision détaillée apparaissent les cartouches des groupes de travail (celui en cours et celui de la ligne sélectionnée) et l'outil de permutation :

 

Info : la condition pour changer de groupe de travail est d'avoir le droit utilisateur approprié (C11 ou C16 selon les besoins, voir le chapitre "Droits utilisateurs - Planning")



Filtrer par groupe de travail :

Il est possible de filtrer par groupe de travail dans la vision détaillée tout en gardant l'affichage du planning dans la vision globale.

 

Info : Ce sont les mêmes outils que ceux dans l'onglet "Editeur de planning" de la fiche d'un spectacle.

Pour voir toutes les lignes de planning, "Tous les groupes" doit être coché.

Pour ne visualiser que les lignes de planning d'un groupe, il doit être sélectionné dans le champ '' GT ''.



Les options de la boîte à outils

Ouvrir la boîte à outils :

1/ Survolez la pastille verte .


La boîte à outils est composée de 3 volets : 

- Affichage

- Affichage Lieux

- Impression


Activer une option :

1/ Cochez la case souhaitée.

2/ Fermez la boîte à outils en cliquant ailleurs.

Info : Le Planning Graphique va s'actualiser.


Affichage

  • Le premier jour de la semaine est par défaut le lundi. Vous pouvez choisir un autre jour pour commencer la semaine

Exemple : faciliter la gestion du personnel de plusieurs salles de cinéma. 

  • Cochez la case pour n'afficher que le titre du spectacle ou le nom de l'activité.

Info : Cette option est utile pour afficher un planning des lieux plus épuré.



Filtres du Planning général

Le planning général de RS est un outil particulièrement puissant de filtrage de données du planning prévisionnel. Il est presque possible d'extraire tous types de plannings depuis le planning général.



La puissance de cet outil est maintenant disponible pour le planning graphique des lieux. 


Utiliser les filtres du Planning Général : 

1/ Dans le planning général, créez un groupe de filtres à votre convenance (Voir le paragraphe "Gestion des groupes de filtres")

2/ Dans le planning graphique des lieux, dans la boîte à outils (volet "Affichage"), sélectionnez le groupe de filtres précédemment créé à travers le volet déroulant


A partir de ce moment le planning ne se base plus sur toutes les données du planning de RS, mais sur le filtrage lié aux requêtes du groupe de filtres sélectionné dans le planning général.



Affichage Lieux

  • Activer un code couleur cyan s'il y a plus d'une fiche spectacle / activité le même jour  

Info : Cette option fonctionne uniquement lors d'un affichage de planning mensuel.


  • Afficher uniquement les sources d'évènements

Info : les mosaïques de couleurs ne contenant pas de description sources d'évènements disparaissent. 

En plus des sources d'évènements, il est possible de faire apparaître les lignes de planning créés par un ou plusieurs groupes de travail.



  • Afficher plusieurs spectacle dans une mosaïque de couleurs :

Initialement en période mensuel lorsque les mosaïques de couleurs affichent plusieurs spectacles / activités, les chiffres "+2 ; +3 ; +4 ..." apparaissent. Grâce à cette option, les noms des fiches spectacles / activités apparaissent dans la mosaïque de couleurs en plus des chiffres.



  • Afficher la période de disponibilités des spectacles : 

En cochant cette option, un séparateur apparaît sous le graphique des lieux et permet de visualiser les différentes périodes de disponibilités des spectacles / activités.

Renseigner les disponibilités des spectacles / Activités :

1/ Allez dans la Fiche Spectacle ou Activité > Onglet "Général" > Sous-onglet "Informations".

2/ Dans la table en bas à gauche renseignez les disponibilités en cliquant sur le bouton "Nouveau".

     



  • Afficher la disponibilité des hébergements

Certains hébergeurs (loges, hôtels, particuliers, auberges de jeunesse, camping...) rendent disponibles leurs chambres selon une saisonnalité particulière (saison, vacances scolaires...). En cochant cette option, l'utilisateur fait apparaître les tranches de disponibilités des lieux hébergeurs.

Afficher les disponibilités des hébergements :

1/ Survolez la boîte à outils.

2/ Dans l'onglet "Affichage Lieux", cochez l'option "Afficher la disponibilité des hébergements".

 

Renseigner les disponibilités des fiches lieux-hébergeurs :

(voir le chapitre "Fiche Lieux - Lieux Hébergeur")



  • Analytiques

En cochant cette option dans le volet "Affichage lieux", la colonne "Analytique" apparaît dans la vision détaillée du Planning Graphique des Lieux.



Impression

Imprimer le planning affiché:

1/ Cliquez sur le bouton .

Info : Le type de planning (quotidien, hebdomadaire ou mensuel) dépendra de la période choisie à l'écran par l'utilisateur. Pour changer de période, lire le chapitre "Vision globale - les périodes".


Imprimer plusieurs 


Donner un titre de bas de page à votre impression :

1/ Renseignez l'encart .

2/ Lancez l'impression en cliquant sur le bouton .


Imprimer plusieurs mois (uniquement en impression directe):

1/ Sélectionnez la date de début et de fin.

Exemple : 

2/ Cliquez sur l'icône .

Info : cette option existe uniquement en période mensuelle.


Changer le répertoire par défaut pour les exports PDF et autres :

1/ Cliquez sur le champ pour renseigner un nouveau répertoire.



Les tris

Il est possible de trier la vision globale (mosaïques de couleur) par Groupe de travail.

Info : Dans le Planning Graphique des Lieux et du Personnel, le menu déroulant "Type de planning" est grisé. En effet il est impossible de changer la ressource (lieux, personnels etc.). Pour pouvoir appliquer la ressource de votre choix, il faudra passer par le Planning Graphique Normal .




Impression d'une période définie

Cette fonction permet de lancer l'impression du planning mensuel graphique Lieux sur une période de plusieurs mois.

Utilisation : 

1/ Dans le volet "Impression" choisissez la période

2/ Dans le volet "Impression" de la boîte à outils, cliquez pour imprimer le planning


Attention, il n'y a pas d'aperçu avant impression dans ce mode !!!



Afficher le planning de l'outil "Réservation Lieux"

En vision mensuelle du Planning Graphique, il est possible de faire apparaître le planning de l'outil Réservations Lieux. 

Info : voir le chapitre "Réservations Lieux".


Afficher le planning de Réservation Lieux :

1/ Passer le Planning Graphique des Lieux en vision mensuelle

2/ Ouvrir la boîte à outils

3/ Dans le volet" Affichage", cocher l'option "Afficher le planning de Réservation Lieux"


Dans le Planning Graphique des Lieux, les réservations de lieux se distingueront des spectacles dits confirmés, par des crochets et par la couleur bleue (sur toute la case, s'il n'y a rien d'autre, OU par une ligne bleue à droite de la case s'il y a déjà des descriptions dans le planning graphique).

En cliquant sur un jour où se trouve une RéservationLieux, une fenêtre d'info RS s'ouvre pour fournir les détails de cette réservation.



La géolocalisation des lieux

Un outil permet d'éditer une carte des lieux sélectionnés dans votre Planning Graphique des Lieux. 

En amont, les coordonnées et adresses doivent être renseignées dans chacune des fiches lieux (voir le chapitre dans Liste des Lieux)


Éditer une carte des lieux :

1/ sélectionner le filtre et le groupe de lieux souhaités

2/ ouvrir la boîte à outils, dans l'onglet Affichage lieux, cliquez sur l'icône

3/ enregistrer la carte en faisant un clic droit sur la vue souhaitée et sélectionné "enregistrer la carte"

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