Créer un nouveau personnel :

1/ Cliquez sur "Nouveau" (La fiche de création d'un personnel apparaît). 

2/ Saisissez la civilité, le prénom et le nom de la personne puis cliquez sur "Valider".

Info : lors de la saisie du nom, Régie Spectacle attribue automatiquement les initiales. Par la suite, ces initiales sont modifiables.

3/ Saisissez les autres champs dans la fiche.

4/ Cliquez sur "Enregistrer".


A l'ouverture de la fiche de la personne, 2 onglets apparaissent :  "Informations 1/2" et "Informations 2/2" qui regroupent les données générales sur la personne. (voir chapitre  "Informations 1/2" et 2/2").


En plus de Civilité, Prénom et Nom, les informations essentielles à enregistrer en premier sont dans ''Informations 1/2'' : 

- Type de personnel (pensez à cocher le bon côté du cartouche ou )

- Qualification 

- Configuration (pour que RS puisse calculer ses heures)


Le Personnel virtuel

Le personne virtuel est un personnel imaginaire que les utilisateurs se créent pour se représenter ou quantifier une main d’œuvre fictive. Ces avatars possèdent des fiches personnels comme le personne réel, à la différence qu'ils n'existent pas réellement. Les avantages des personnes virtuels sont :

    1. l'anticipation dans la planification des spectacles / activités
    2. l'anticipation des budgets de masse salariale, la préparation des repas, les défraiements et autres
    3. la possibilité de s’entraîner sur RS et faire des tests sans réel conséquence (configuration, gains et majorations, annualisation...)


Créer un nouveau personnel virtuel :

1/ Cliquez sur "Nouveau" (La fiche de création d'un personnel apparaît). 

2/ Saisissez les éléments.

Exemple :

Civilité : "Bureau" ou "Virtuel"

Prénom : RégisseurSon1

Nom : Virtuel

Info : lors de la saisie du nom, RégieSpectacle attribue automatiquement les initiales. Par la suite, ces initiales sont modifiables.

3/ Cliquez sur "Valider".

4/ Renseignez la qualification souhaitée et le type de personnel "Personnel virtuel".

5/ Cliquez sur "Enregistrer".

Info : si des éléments sont manquants dans vos menus déroulants, vous pouvez les renseignez depuis l'onglet "Menus Déroulant". Cette fonction est soumise au droit utilisateur A19 (voir le chapitre "Droits utilisateurs - Général").



La planification

En effet la planification des spectacles / activités sans avoir recours à du personnel réel permet de se concentrer sur les besoins futurs de la structure en affectant par anticipation du personnel de façon anonyme selon leurs qualifications respectives.

Exemple : 

Dans le cadre d'un festival futur, votre structure aura besoin d'employer des bénévoles. Or le recrutement aura lieu dans plusieurs mois et vous ne connaissez toujours pas les noms des futurs bénévoles. En prévision, le planificateur peut avancer son planning et utiliser les personnels virtuels suivants.

    • Bénévole1
    • Bénévole2
    • Bénévole3
    • etc.


Cette pré-affectation par qualification oriente le planificateur dans ses besoins en personnel afin qu'il répartisse intelligemment la charge de travail entre les agents en respectant la législation du travail. Plus tard, le planificateur pourra donner les plannings des personnels virtuels aux vrais bénévoles.

Info : pour donner le planning a quelqu'un d'autres, voir le Suivi des confirmations ou La Fiche personnel de la personne .

Info : pour créer des groupes de personnel, voir le chapitre "Groupes".



La masse salariale

Plusieurs mois à l'avance les chefs de service et administrateurs peuvent calculer les masses salariales selon les besoins. Cette pré-affectation l'oriente dans l'optimisation de ces coûts salariales en limitant la pénibilité du travail et le déclenchement des gains et majorations. Il pourra affecter le montant de la masse salariale à un budget technique et élaborer un projet de financement sérieux.

Info : voir le chapitre "Calcul de masse salariale".



Les tests sans suite fâcheuse

Enfin, l'administrateur ou responsable RH peut s'entraîner sur RégieSpectacle et tester les différentes fonctions RH sans craindre de nuire aux plannings de son personnel. Il peut par exemple apprendre à donner le planning à quelqu'un, moduler le planning annuel d'une saison à une autre, créer un compte épargne temps, passer du personnel au forfait jour, quantifier une revalorisation des salaires, appliquer de nouveaux gains ou majorations sur une Configuration du Personnel etc.