Web RS est une plateforme web développée par RégieSpectacle dont le but est de renseigner les indisponibilités des intermittents / vacataires / personnel autre.


Pour un intermittent / vacataire / personnel autre :

La plateforme permet d'actualiser son planning de disponibilités auprès des structures avec qui il a l'habitude de travailler. Depuis Web RS il peut ainsi planifier son temps de travail / temps libre et le transmettre aux structures concernées.


Pour votre structure :

La plateforme permet de récupérer automatiquement le planning d'indisponibilité du personnel avec qui elle a l'habitude de travailler. Elle peut ainsi connaître rapidement les indisponibilités, sans avoir à les contacter nominativement et mettre à jour leur fiche personnel dans RégieSpectacle.



Droits utilisateurs

L'utilisation de Web RS est soumis aux droits utilisateurs B31 et B32 (voir le chapitre "Gestion des droits utilisateurs").


Option Générale

L'utilisation de Web RS nécessite l'activation de l'option générale "Web RS".

Activer l'option générale : 

1/ Allez dans l'onglet "Outils" > Options > "Personnel / Contrat / Impression".

2/ Activer l'option "Web RS" et cliquez sur "Enregistrer".


Mise en place

Le fonctionnement de Web RS se découpe en 4 étapes :

1. Synchronisation des fiches avec Web RS par la structure

2. Création des comptes Web RS par les intermittents / vacataires / personnel autre

3. Mise à jour des disponibilités par les intermittents / vacataires / personnel autre

4. Récupération des indisponibilités par la structure


Synchronisation des fiches personnels

Dans un soucis de sécurité, votre structure doit synchroniser les fiches personnels RégieSpectacle avec Web RS. Ce prérequis est obligatoire pour permettre la création des comptes Web RS des intermittents / vacataires / personnel autre. Une fois la synchronisation effectuée, il n'est pas nécessaire de réitérer l'opération (sauf pour les nouvelles personnes qui n'auraient pas encore été synchronisés avec Web RS).

Info : les structures n'ont pas de compte à créer.


Synchroniser les fiches personnels RégieSpectacle avec Web RS :

1/ Ouvrez la Liste du Personnel .

2/ Créez les fiches des personnes intermittents / vacataires / personnel autre.

Si les fiches existent déjà, assurez vous que les rubriques suivantes sont correctement renseignées : 

- Civilité

- Prénom

- Nom

- Initiales

- Configuration

- Qualifications

- Numéro de Sécurité Sociale

- E-Mail

3/ Sélectionnez vos fiches personnels dans la liste avec votre curseur et cliquez sur l'icône .

Un mail est adressé automatiquement aux personnes sélectionnées pour les avertir de leurs synchronisations avec Web RS. Il est alors possible de passer à l'étape suivante.

Info : Les personnes ayant été synchronisées avec Web RS apparaissent en gras et soulignés dans la Liste du Personnel.

Exemple : la première personne est synchronisée avec Web RS.

Important : Les mails ne pourront s'envoyer que si l'utilisateur a synchronisé RégieSpectacle avec sa boîte mail. Pour synchroniser la boîte mail, voir ("Outils > Options > Divers") ou contacter JLG SOFT (voir "Contact").


Retirer une fiche de Web RS :

1/ Ouvrez la Liste du Personnel .

2/ Sélectionnez une personne ayant été synchronisée avec Web RS (son nom est souligné).

3/ Faîtes un clic-droit et choisissez "Retirer de Web RS".


Création des comptes Web RS

Une fois les fiches personnels sont synchronisées avec Web RS, les intermittents / vacataires / personnels autres recevront automatiquement un mail d'invitation pour créer leurs comptes et mettre à jour leurs indisponibilités. 

Info : par mesure de sécurité, le personnel ne pourra pas se connecter si votre structure n'a pas synchronisé leurs comptes.


Créer un compte Web RS lorsqu'on est intermittent / vacataire / personnel autre :

1/ Dans le mail d'invitation envoyé par RégieSpectacle, l'intermittent / vacataire / personnel autre clique sur le lien proposé.

2/ Sur la page internet ouverte, il clique sur le message "Je n'ai pas encore de compte".



3/ Remplissez les rubriques demandées et cliquez sur "Créer mon compte".


A la charge de l'intermittent / vacataire / personnel autre de se créer un login et un mot de passe, de renseignez son e-mail et son numéro de sécurité sociale dans la rubrique "Numéro fournis par l'employeur".


4/ Une fois créé, il se connecte en tapant son login et son mot de passe.



Mise à jour des disponibilités par les intermittents / vacataires / personnels autres


1. La période

Sélectionnez la période souhaitée en cliquant sur les flèches directionnelles.


2. Le destinataire

Sélectionnez pour qui vous êtes disponibles de travailler.

Info : "Moi" signifie que vous choisissez des moments de temps libres pour vous. Vous n'êtes disponibles pour personne d'autres.


3. Les tranches horaires

Cochez les tranches horaires pour qui vous êtes disponibles pour travailler. Il en existe 4 : nuit, matin, après-midi, soir. Une bulle d'aide apparaît lorsque l'utilisateur passe son curseur sur l'une d'elle.

Info : les week-ends apparaissent en gris, les jours fériés apparaissent en rouge.


4. L'enregistrement

Cliquez sur le bouton pour enregistrer.


5. La déconnexion

Cliquez sur le bouton pour se déconnecter.



Récupération par la structure des indisponibilités des intermittents / vacataires / personnel autre 

Une fois les disponibilités renseignées par les utilisateurs de Web RS, la structure récupère automatiquement les indisponibilités de chacun.


Récupérer les indisponibilités :

1/ Ouvrez la Liste du Personnel .

2/ Cliquez sur le bouton .


Les indisponibilités se remplissent automatiquement dans les fiche des utilisateurs ayant été préalablement synchronisées. Vous pouvez les consulter depuis leurs fiches (onglet Informations 2/2) en cliquant sur le bouton ou depuis l'outil "Planning des jours d'indisponibilités ".



Important : à partir du moment où l’intermittent / vacataire / personnel autre à la main sur son agenda de disponibilités depuis Web RS, les utilisateurs RégieSpectacle ne pourront plus modifier manuellement ses indisponibilités depuis sa fiche. 

Info : La date de la dernière importation apparaît dans la fenêtre d'indisponibilités de l'intermittent. Il est possible de consulter l'historique des dernières modifications de l'utilisateur Web RS grâce aux flèches directionnelles.

 



Les options


Mode disponibilité 

Par défaut dans RégieSpectacle l'utilisateur indique des "indisponibilités" (autrement dit les absences prévisionnelles des salariés, ce dont on ne peut pas disposer). Cependant il est possible de parler de "disponibilités" (autrement dit les présences prévisionnelles des salariés, ce dont on peut disposer). Ce changement de paradigme s'appliquera dans tout le logiciel et pour tous les utilisateurs, il change uniquement la façon dont on nomme les choses : les outils restent inchangés, seul le mot change.

Appliquez le mode disponibilité :

1/ Dans la barre des menus allez dans Outils > Options > Personnel / Contrat / Impression.

2/ Cochez la case

Le mot "indisponibilité" sera remplacé par "disponibilité" dans les outils suivants :


Important : si votre structure change de mode alors qu'elle utilisait déjà RS Web, il est nécessaire de re-synchroniser toutes les fiches du personnel intermittent. Il n'est pas nécessaire de récréer les comptes.



Mot de passe oublié

Si un utilisateur Web RS a oublié son mot de passe, il est possible de le réinitialiser.

Réinitialiser un mot de passe oublié :

1/ L'utilisateur Web RS se rend sur la page d'accueil de Web RS et clique sur "Mot de passe oublié".

2/ Un mot de passe provisoire lui est envoyé sur son adresse mail. Pour changer son mot de passe il doit se connecter à Web RS à l'aide de ce dernier.

3/ Un fois connecté à Web RS, l'utilisateur peut créer un nouveau mot de passe :